La comunicación es vital para profundizar la conexión entre los trabajadores y la organización. Por lo tanto, si no es buena, podrían verse afectados tanto el compromiso de los trabajadores como los resultados obtenidos.

Si no mantienes a los trabajadores al tanto de las novedades ni haces nada para conservar su compromiso con la empresa, terminarán sintiéndose subestimados y poco valorados. Esto hace que sea más difícil cumplir con los objetivos, perjudica las relaciones, reduce la confianza en los directivos de la organización y afecta el rendimiento empresarial general.

Estas estadísticas recientes demuestran que, para muchas empresas, aún hay trabajo que hacer en torno a los desafíos de la comunicación interna:

• Cada año, los problemas de comunicación les generan a las empresas estadounidenses pérdidas de 12.506 USD por trabajador (Informe de Grammarly sobre el estado de la comunicación empresarial en 2023).

• El 49% de los trabajadores estadounidenses afirman que la comunicación deficiente reduce la productividad (Forbes: estado de la comunicación en el ámbito laboral en 2023).

• Uno de cada tres jefes de área en el Reino Unido no se siente capaz de liderar una conversación con su equipo acerca de lo que sucede en la organización (Informe de 2023 de IC Index).

Entonces, ¿cómo se puede mejorar la comunicación empresarial en el lugar de trabajo? A continuación, compartimos 10 de las razones más comunes por las que se generan problemas en la comunicación interna y cómo resolverlos.

Muchas empresas tienen problemas de comunicación interna porque les ocultan información importante a los trabajadores. La falta de transparencia sobre qué sucede en la organización suele generar que las personas chismorreen para conseguir información, lo que resulta en problemas de comunicación.

Algo que puede ser muy problemático es que los trabajadores se enteren de decisiones o noticias clave por medio de fuentes externas como los medios sociales, lo que puede generar pérdida de confianza y enojo.

Para no perder el control del relato, siempre debes mantener al tanto a los trabajadores cuando tienes que comunicar un aviso importante y explicar el razonamiento de las decisiones. Si no puedes ser transparente sobre un tema en particular, debes explicar el razonamiento sin dar detalles específicos. Una comunicación clara y auténtica es fundamental para mantener la confianza entre los trabajadores y los líderes de la empresa.

Si no se comprende bien el mensaje que quieres compartir, pueden surgir problemas. Esto puede suceder por varias razones, entre ellas:

• Quien comunica el mensaje no se expresa con claridad.

• El receptor del mensaje no presta atención a lo que se dice o no le interesa.

• Las barreras lingüísticas y las diferencias culturales causan malentendidos.

Si no compartes con claridad el mensaje, las expectativas y los objetivos, se puede generar confusión, malentendidos o frustración.

Para evitar confusiones, asegúrate de que la comunicación sea clara, concisa y coherente. Exprésate con simpleza, evita los tecnicismos y no uses términos locales que las personas de otras ubicaciones o con otra formación podrían malinterpretar.

Uno de los mayores problemas que sufren las empresas en la actualidad es el exceso de información. Los mensajes instantáneos, los correos electrónicos, las publicaciones en los medios sociales, las notas escritas y los newslestters empresariales generan exceso de información diaria.

SI bien esto puede ser útil para trabajar, también puede ser abrumador, estresante y confuso. Es posible que terminemos recibiendo muchos mensajes irrelevantes en muchas apps y plataformas, lo que genera que se pierda mucha información. De hecho, el 82% de los trabajadores estadounidenses afirman que se pierden información importante porque se mezcla entre todos los mensajes en su bandeja de entrada.

Hay varias formas de evitar el exceso de información en los sistemas de comunicación interna. Tener una herramienta de comunicación para celulares que se pueda usar como centro de información y para enviar mensajes y realizar videollamadas puede evitar la confusión que genera tener varias herramientas y apps. Otra estrategia es pensar mejor con quién se comparte información no esencial. Antes de enviar un mensaje, pregúntate quién necesita recibirlo realmente.

Cuando a los trabajadores no se les hace saber qué tan bien están haciendo su trabajo, siguen cometiendo los mismos errores y no se sienten respaldados. La opinión es fundamental para el desarrollo laboral de los trabajadores. De hecho, el 63% de los trabajadores estadounidenses afirman que prefieren conocer instantáneamente la opinión de sus jefes sobre su trabajo. Esta cifra aumenta al 74% en el caso de las personas de entre 18 y 34 años.

Un derivado de esta problemática es la falta de reconocimiento cuando se hace un buen trabajo. Algunos gerentes nunca reconocen a sus trabajadores cuando trabajan bien, pero no dudan en criticarlos cuando no se realiza bien un trabajo. Si los gerentes no comparten su opinión, pueden generar que los empleados se frustren y desilusionen. Como resultado, hay buenos trabajadores que terminan renunciando.

Los líderes de equipos y jefes de área deben tener sesiones de preguntas y respuestas regularmente con el personal para compartir su opinión y abordar distintas problemáticas. Siempre es mejor iniciar la sesión con un comentario positivo para que los trabajadores no sientan que todo es una crítica. Cuando necesites compartir tu opinión negativa, asegúrate de que sea constructiva y no personal. Especifica bien qué se debe mejorar y escucha la opinión de la otra persona.

Así como la falta de opinión es un problema, también lo es compartir tu opinión en exceso. La evaluación constante, ya sea positiva o negativa, puede generar que los trabajadores se sientan abrumados y juzgados. Las personas que padecen la evaluación constante de sus superiores empiezan a cuestionarse todo lo que hacen, lo que genera que no puedan tomar una decisión por su cuenta sin la aprobación de un superior. O bien simplemente consultan todo junto al final.

Encontrar el equilibrio es la clave para evitar la evaluación constante. Antes de compartir tu opinión, especifica cuál es tu objetivo y por qué. Por ejemplo, ¿quieres mejorar el rendimiento, resolver un problema o desarrollar una habilidad? Además, destina tiempo para tener una sesión de calidad sin interrupciones ni distracciones, en lugar de compartir tu opinión de a poco en distintos momentos.

Algunas personas no se sienten cómodas para comunicar sus preocupaciones o compartir sus ideas en público. Esto no necesariamente quiere decir que no quieren compartir su opinión, sino que está más relacionado con inseguridades propias o miedo de quedar mal ante otras personas, insultar a compañeros de trabajo o perder el respeto de los gerentes. Cuando los trabajadores no se sienten seguros para compartir su opinión, no lo hacen.

Tu objetivo debería ser crear un ambiente laboral en el que todos se sientan contenidos psicológicamente. Para empezar, puedes aclararles a los trabajadores que no habrá consecuencias negativas si comparten sus ideas, y no debes tener miedo de aceptar que no sabes las respuestas a todos los problemas. Demostrar tus propias vulnerabilidades puede animar a otras personas a compartir su opinión.

Realiza actividades de integración de equipos para que los trabajadores se conozcan mejor. De esta manera, las personas se sentirán más cómodas cuando se relacionen.

Si bien los trabajadores remotos brindan numerosos beneficios, también pueden generar problemas de comunicación interna. Esto incluye:

• Falta de interacción en persona entre los miembros del equipo

• Menos oportunidades de detectar señales verbales y de comportamiento

• Compañeros que trabajan a diferentes horas en diversas regiones del mundo

• Trabajadores que no saben dónde encontrar la información que necesitan

• La falta de comunicación interna puede generar que los trabajadores se sientan solos, aislados, incomunicados e infravalorados.