Reunirse para compartir ideas, desarrollar relaciones y alcanzar una serie de objetivos es algo muy normal en las organizaciones.

No obstante, en un mundo laboral cada vez más complejo, ¿es posible que las reuniones estén creando más problemas que los que resuelven? ¿Y que, en lugar de impulsar la innovación y la productividad, el exceso de reuniones tenga el efecto opuesto?

Según Harvard Business Review, en 2022, hubo un 60% más de reuniones remotas por empleado que en 2020. Eso significa que, en promedio, los empleados tienen 8 reuniones remotas por semana.

En este contexto, numerosos líderes empresariales están notando que hay aspectos negativos que acompañan a un calendario tan repleto de reuniones.

El primero de esos aspectos negativos es que hay demasiadas personas en reuniones. Esto puede deberse a que se invita a demasiadas personas a las reuniones o a que las personas aceptan las invitaciones por los motivos incorrectos (por ejemplo, la política de oficina o la costumbre). Esto redunda en reuniones improductivas con personas que se limitan a asistir sin aportar nada o dejan pasar oportunidades para contribuir.

Las reuniones mal organizadas o administradas son otra pérdida de tiempo: es posible que se dediquen horas a definir los temas por tratar, o que haya personas que acaparan la atención durante las conversaciones, o que el número de temas por tratar exceda lo que puede cubrirse en una sola reunión. Las reuniones mal administradas, con demasiados participantes, demasiado prolongadas o dedicadas a temas demasiado generales también pueden hacer que los empleados opten por no expresar su punto de vista.

También es posible que los empleados posterguen decisiones o tareas hasta después de las reuniones, lo que hace que dejen de sentirse individualmente responsables de su trabajo. Además, los empleados que tienen muchas reuniones obligatorias en su calendario pueden sentir que pierden el control sobre su propio trabajo o posición en el equipo.

Sin embargo, lo más importante tal vez sea que las reuniones cuestan dinero. Calcular el pago por hora de cada asistente y multiplicarlo por la duración de la reunión y la cantidad de reuniones a las que asiste esa persona puede ser una forma de alertar sobre el costo real de un modelo con demasiadas reuniones.

Las organizaciones, tal vez con el objetivo de conectar a los equipos que trabajan de manera remota y los que lo hacen de manera presencial, hacen más reuniones. Además de las conclusiones del informe de Harvard Business Review, la empresa de software de gestión laboral Asana informa que el tiempo que se dedica a las reuniones aumentó una hora por semana desde la pandemia.

Los empleados comienzan a sentir la presión de tener demasiadas reuniones, ya sean virtuales o presenciales. Según un estudio de Korn Ferry, el 67% de los empleados cree que una frecuencia de reuniones excesiva limita el impacto de esas reuniones, y el 34% cree que pierde hasta 5 horas por semana en reuniones innecesarias.

Y no es solo el tiempo que se dedica a la reunión en sí. También existe algo que se conoce como "síndrome de recuperación de la reunión", que es cuando las personas se juntan para hablar sobre sus experiencias en la reunión, lo que puede distraerlas de las cuestiones que se trataron en la reunión.

Actualmente, varias empresas de alto perfil están experimentando con un enfoque que implica, directamente, prohibir las reuniones. La empresa de venta al por menor Shopify definió límites estrictos: eliminó por completo las reuniones periódicas entre más de dos personas, dispuso que los días miércoles no pueden hacerse reuniones; y estableció que las reuniones con más de 50 asistentes solo pueden realizarse los jueves dentro de un período de seis horas.

Por su parte, la empresa de medios digitales The Soul Publishing eliminó todas las reuniones y correos internos en favor del trabajo colaborativo a través de plataformas de comunicación centralizada.

Dicho eso, conservar al menos algunas reuniones de negocios tiene muchas ventajas. El estudio de HBR indica que hay una conexión entre la asistencia a reuniones y el compromiso: los empleados que estaban en proceso de abandonar la empresa o que la abandonaron en un plazo de 6 meses desde la encuesta asistían a menos reuniones.

Existen otros motivos por los que las reuniones seguirán siendo un componente central de la cultura empresarial.

• Relaciones más estrechas. Las reuniones eficaces acercan a las personas. Ayudan a establecer relaciones valiosas entre los equipos, en las diferentes tareas y socialmente, lo que mejora la experiencia de los empleados.

• Capacidad de establecer y desarrollar ideas afines. Las reuniones pueden ayudar a las personas a tomar decisiones con rapidez y eficacia, además de transmitir mensajes y decisiones al instante. Esto resulta particularmente útil cuando en las reuniones se tratan cuestiones complejas.

• Los comentarios son instantáneos y se puede identificar y plantear las inquietudes y los problemas en el momento, incluidos el nivel de compromiso y apoyo a las decisiones entre los asistentes.

• Se promueve la inclusión. Si invitan a los empleados adecuados a las reuniones correctas, los gerentes pueden asegurarse de contar con experiencias y opiniones diversas en las conversaciones y decisiones.

• Se mejora el compromiso. Cuando se toman decisiones durante una reunión, las tareas, responsabilidades y acciones se pueden asignar de inmediato y las responsabilidades específicas de cada empleado quedan claras para todos los participantes.

En lugar de eliminar las reuniones por completo, con el riesgo de perder las ventajas de la interacción humana, la mayoría de las organizaciones deberá aceptar la realidad de los cambios en el lugar de trabajo y maximizar las posibilidades de una variedad mucho más amplia de opciones para el trabajo colectivo.

Para evitar las desventajas de hacer demasiadas reuniones costosas, hay una serie de acciones que pueden ayudar a que las reuniones –tanto las virtuales como las presenciales– sean más eficaces y útiles.

• Haz una auditoría y elimina las reuniones innecesarias

  Esto es particularmente útil cuando hay reuniones periódicas que se programan automáticamente y los asistentes tienen dificultad para participar o aportar.

• Permite a las personas rechazar las invitaciones de manera respetuosa (y anímalas a hacerlo)

  Haz saber a los empleados que está bien rechazar una invitación a una reunión, especialmente si tienen otras exigencias con las que deben cumplir o si no creen que puedan hacer aportes valiosos.

• Incorpora períodos sin reuniones

  Pueden ser días en los que no se hacen reuniones u horarios en los que no se deben programar reuniones. Los períodos sin reuniones permiten que las personas se concentren en otras tareas y contemplen qué aportes útiles pueden hacer en las reuniones programadas.

• Prepárate a fondo

  Trabaja en detalle en cada elemento de la agenda. Incluso podrías llegar a la conclusión de que algunos objetivos se pueden lograr sin necesidad de la reunión.

• Reemplaza las sesiones de actualización regulares

  Puedes publicar las actualizaciones regulares en chats en grupo o en feeds de noticias para que las personas puedan acceder a las novedades y avanzar cuando les resulte más conveniente.

• Publica la duración de la reunión antes de realizarla

  Si los empleados saben cuánto durará una reunión, pueden planificar sus aportes y su tiempo con más eficacia.

• Ten una agenda clara

  Asegúrate de preparar una lista de temas de conversación y objetivos claros para la reunión. Si no hay nada sobre lo que deben hablar, o si no cuentas con la información o el trabajo de respaldo necesarios para tratar esos temas, cancela la reunión.

• Delega

  Pide a algún miembro de tu equipo que asista en tu lugar, si corresponde. No es necesario que estén todos en la reunión.

• Trabaja de manera asincrónica

  Tal vez no sea necesario que todos estén en la reunión a una hora específica. Puedes usar plataformas de comunicación para mantener las reuniones "abiertas" por períodos prolongados y que los asistentes hagan sus aportes a medida que la reunión se desarrolla.

Si vas a programar una reunión, o una serie de reuniones, hay algunas cosas que puedes hacer para que sean más productivas y rentables:

• Reduce el trabajo administrativo

  Usa IA para eliminar el trabajo de programar y administrar agendas, enviar invitaciones y recordatorios, y grabar, transcribir y compartir informes de reuniones.

• Reduce los números

  Invita únicamente a las personas que realmente deban participar de la reunión. Y no olvides recordar a las personas que pueden rechazar la invitación si no tienen nada que aportar.

• Sé breve

  El consenso es que la duración ideal de una reunión es de entre 15 y 45 minutos; si dura más que eso, las personas se aburren y se distraen. Según las conclusiones de zippia.com, es altamente probable que los empleados hagan otras cosas durante una reunión virtual: el 55% lee mensajes de correo electrónico, el 51% envía mensajes de texto, el 45% come algo y el 39% usa las redes sociales.

• Ponte de pie

  En las reuniones presenciales en las que todos los participantes permanecen de pie se elimina el tiempo que se destina a organizar la disposición en la mesa. También es una forma de mostrar respeto por el tiempo de los asistentes y minimizar las distracciones.

• Reduce el tiempo que tiene cada participante para hablar

  Si impones un límite de tiempo para que cada participante haga su aporte, se reduce la duración total de la reunión, y te aseguras de que ninguno de los participantes acapare la atención.

• Prueba con tecnologías que mejoren la experiencia

  Los asistentes de las reuniones virtuales pueden distraerse y desarrollar "fatiga por la pantalla". Por este motivo, las empresas usan realidad virtual (VR) para mejorar la experiencia de las personas durante la reunión, dado que ofrece a quienes trabajan de manera remota la sensación de estar en el mismo lugar que los demás.

• Respeta la agenda

  No te desvíes de los puntos de la agenda ni uses la reunión como una excusa para controlar en detalle lo que hacen los asistentes en su trabajo cotidiano.

• Solicita comentarios y úsalos

  Pregunta a las personas si la reunión les resultó relevante, importante o valiosa. Pregúntales también si tienen sugerencias de cambios para que las reuniones sean más interesantes y productivas.

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