La desconexión entre las herramientas digitales que usamos en casa y las que usamos en el trabajo tiende a desaparecer, y eso es algo positivo

En esta publicación, analizamos por qué las nuevas herramientas digitales para empresas se están inspirando en un mercado de consumidores cada vez más sofisticado y qué implica eso para el futuro del trabajo.

Las herramientas empresariales no eran eficaces en el pasado

La forma en que las personas se comunican en su vida personal cambió, pero las herramientas que usan en el trabajo están ancladas en el pasado. Las personas usan WhatsApp, Instagram y Facebook todos los días para hablar con amigos, compartir información y organizar sus vidas. Sin embargo, algunas de las empresas para las que trabajan siguen usando LotusNotes y máquinas de fax. Hasta siguen usando una "bandeja de salida" en la que dejan documentos.

"La forma en que las personas se comunican en su vida personal cambió, pero las herramientas que usan en el trabajo están ancladas en el pasado"

Todo se reduce a la separación actual entre la experiencia digital que tienen las personas en su vida personal y la que tienen en el trabajo. Eso incluye todas las herramientas que damos por sentadas, como el correo electrónico, una forma de comunicación basada en una tecnología del siglo XIX.

Pero no todos los pronósticos son negativos. Las expectativas están cambiando en la medida en que las personas y las empresas reconocen la eficiencia que aportan las nuevas herramientas. Lo más emocionante es el potencial que tienen estas formas más inteligentes de comunicación para influir sobre lo que pasa en la oficina, en el depósito o en el terreno.

La transición a los dispositivos móviles

¿A qué responde el cambio? En primer lugar, a la enorme transición hacia los dispositivos móviles. Las estadísticas no mienten: en el Reino Unido, las personas pasan en sus celulares el 61% del tiempo que están online, y esa proporción aumenta al 71% en los EE. UU. y llega al 91% en Indonesia. De hecho, es probable que estés leyendo esto en tu teléfono.

Es un cambio que alteró de forma fundamental nuestra manera de interactuar y significa que, en el futuro del trabajo, las personas ya no tendrán que permanecer en un escritorio o un taller. Dependerán de sus teléfonos. Las organizaciones tendrán que ofrecer herramientas optimizadas para dispositivos móviles que reflejen ese nuevo paradigma. Las consecuencias de no hacerlo podrían ser graves.

Las organizaciones tratan de seguir el ritmo de los cambios

El 40% de las empresas de la lista Fortune 500 incluidas en el S&P 500 ya no existirán en 2025[1]. Es un evento de extinción catastrófico para las empresas y está a la vuelta de la esquina. La diferencia entre el éxito y el fracaso podría ser la capacidad de adoptar nuevas tecnologías.

En un mundo en el que la comunicación instantánea es una realidad (las apps de mensajes ya son más importantes que las redes sociales), las organizaciones apenas tratan de seguir el ritmo de los cambios. El futuro del trabajo incluirá una convergencia cada vez mayor entre las herramientas que usamos para comunicarnos en nuestra vida personal y en el trabajo. Además, los lugares de trabajo serán más agradables y sociales.

Un GIF vale más que mil correos electrónicos

Estamos ante una nueva fuerza laboral. Los trabajadores millenials representarán más del 50% de la población en edad laboral en 2020. Son una nueva generación, que creció con Facebook, WhatsApp, Instagram y Messenger. Su entorno natural son los dispositivos móviles, no las computadoras. Además, responden de forma instintiva a las nuevas formas de comunicación: videos, emojis, reacciones y GIF.

Cualquier intento de prepararse para el futuro del trabajo deberá tener en cuenta las necesidades y expectativas de las generaciones más jóvenes. Sus exigencias se basarán en las herramientas que ya conocen y disfrutan.

"Las organizaciones inteligentes adoptarán las nuevas herramientas de comunicación que permiten que las personas trabajen con mayor eficiencia"

Estamos viendo un cambio de actitud en las conversaciones con nuestros clientes. Las organizaciones están dejando atrás rápidamente la percepción de que los mensajes con emojis o GIF son de algún modo menos inteligentes o menos profesionales. No tienen otra opción. Conocemos un caso de un grupo de estudiantes de maestría que recibieron capacitación para redactar correos electrónicos, no porque hacerlo sea difícil, sino porque el carácter informal, prosaico y seco de ese medio de comunicación es completamente ajeno a los estudiantes.

Las organizaciones pueden adaptarse o desaparecer. Las más inteligentes adoptarán las nuevas herramientas de comunicación que permiten que las personas trabajen de forma más eficiente.

Las nuevas plataformas permiten la comunicación bidireccional con el personal

Las empresas no están preparadas para escuchar a sus empleados. Suelen dedicar demasiado tiempo a las preocupaciones de siempre, como los presupuestos y las jerarquías. Creen que decir "es lo que siempre hicimos" es una estrategia válida para el futuro. Pero no se concentran en la enorme ventaja competitiva que tienen ante sí: el potencial no explotado de las ideas y las innovaciones de sus propios empleados.

"Las empresas que tendrán éxito en el futuro del trabajo serán aquellas que siempre estén dispuestas a escuchar y nunca a imponer"

Las empresas que tendrán éxito en el futuro del trabajo serán aquellas que siempre estén dispuestas a escuchar y nunca a imponer. Las herramientas que dan voz a miles de millones de personas en su vida personal harán lo mismo en el trabajo. Las organizaciones que no centren sus operaciones en las comunicaciones abiertas y bidireccionales podrían verse en una situación muy desventajosa. Además, el talento en cuyo desarrollo invirtieron tanto podría irse en busca de empresas que valoren su opinión.

La ilusión del control

Algunas empresas creen que la implementación de un sistema realmente abierto implica que perderán el control. Esas empresas nos indican que les preocupa dar a las personas el derecho a responder. ¿Qué sucederá si hay personas que no están satisfechas? ¿Y si empiezan a difundir mensajes de descontento y expresar sus quejas en vivo y en directo?

Desde ya, existe una respuesta muy convincente a ese argumento. ¿Por qué no querría alguien saber lo que piensan los empleados, conocer lo que ocurre en la organización y determinar qué funciona y qué no? Es preferible que los líderes conozcan los problemas en lugar de mirar en otra dirección.

En Facebook, hicimos un gran esfuerzo para crear una cultura de apertura. Todos los días, en nuestros propios feeds y grupos de Workplace, muchas personas expresan su oposición o debaten internamente sobre propuestas, proyectos y la dirección en la que vamos. Mark Zuckerberg usa Workplace para organizar sesiones de preguntas y respuestas en vivo en las que cualquier miembro de la comunidad puede expresar sus inquietudes y dudas. Incorporamos la apertura a nuestra cultura y eso no nos debilita: nos hace más fuertes.

El uso de recursos no aprobados por TI es una realidad y representa un riesgo de seguridad

La realidad es que las empresas no tienen tanto control como creen. Alcanza con pensar en el problema de los recursos no aprobados por TI, es decir, el uso de herramientas de consumo masivo con fines laborales. Las personas usan WhatsApp o grupos de Facebook para hacer su trabajo porque las organizaciones no les brindan las herramientas que necesitan.

"Es mejor usar herramientas inspiradas en el segmento de consumo, pero diseñadas específicamente para la colaboración y la comunicación en las empresas"

¿Quieres comprobarlo? Haz algunas búsquedas sobre tu organización en medios sociales. ¿Qué actividades se están realizando con recursos no aprobados por TI? ¿Es positivo para tu empresa que haya conversaciones que no puedes ver ni controlar?

Las consecuencias no son menores. El uso de recursos no aprobados por TI implica usar herramientas de consumo masivo que no incluyen las prestaciones de seguridad que necesitas para controlar tu información confidencial ni tu propiedad intelectual. Además, las personas que abandonen la organización seguirán formando parte de esos grupos no autorizados y participando en la conversación de tu empresa. Y no tendrás ningún control.

Creemos que es mejor usar herramientas inspiradas en el segmento de consumo, pero diseñadas específicamente para la colaboración y la comunicación en las empresas.

Dos beneficios instantáneos

1. Innovación: la comunicación abierta anima a las personas a mostrarse como son. Reduce la brecha entre la identidad laboral y la personal, y eso permite que las personas expresen sus opiniones más libremente. Después de todo, para eso las contrataste.

2. Productividad: las personas pierden demasiado tiempo buscando información y enviando correos electrónicos. Según McKinsey, pueden dedicar hasta 6 horas y media por semana a esa tarea. Si les ofreces herramientas que conocen para hacer su trabajo, podrán ahorrar tiempo.

La distancia entre las herramientas personales y las empresariales se está reduciendo, y las organizaciones están analizando cuáles son las plataformas que mejor se ajustan a sus necesidades. En última instancia, independientemente de la que elijas, estos son los factores que permitirán generar un retorno de la inversión positivo. Tu capacidad para reconocerlos y responder a ellos te ayudará a trazar el camino hacia un futuro más exitoso.