Las tres mejores funciones de las herramientas de colaboración online
Cada organización es diferente, pero la necesidad de colaboración es la misma. Hay una gran variedad de herramientas de colaboración en el trabajo que puedes usar para favorecer la colaboración online. Analizamos cuáles podrían ser más adecuadas para tu empresa.
La colaboración y el trabajo en equipo son algunos de los principales elementos para lograr una empresa productiva y que funcione sin inconvenientes, sobre todo en la era del trabajo híbrido. La agrupación de ideas y aptitudes entre colegas mejora la moral, aumenta la responsabilidad, ayuda a las personas a aprender de los demás y hace que se logren productos o servicios más pulidos y exitosos.
Entonces, ¿cómo pueden hacer las empresas para favorecer la colaboración digital en el lugar de trabajo? ¿Qué recursos pueden brindar para hacerla realidad? Bueno, todo depende de la ubicación desde la que trabajen los empleados y la clase de plataforma que necesiten para comunicarse. La infinidad de herramientas de comunicación digital disponibles hace que la colaboración online en el lugar de trabajo sea simple y eficiente, agiliza el flujo de trabajo y fomenta la cultura de la empresa. A continuación, te presentamos los tres elementos esenciales que deben ofrecer las herramientas de colaboración online.
1. Plataformas de videollamada: para reuniones de equipo con compañeros que trabajan de manera remota e híbrida
Parte de la belleza del avance incesante de la tecnología es que es muy fácil mantener el contacto con las personas sin importar en qué lugar del mundo se encuentren.
La comunicación por video permite al personal que se encuentra en el lugar de trabajo físico organizar reuniones con los empleados que trabajan de manera remota, en otras sucursales o incluso en otros países. Las plataformas de videollamada hacen que todos puedan unirse a las reuniones con facilidad, lo que significa que nadie corre el riesgo de perderse los temas tratados.
Además, las videollamadas pueden fomentar el sentimiento de unidad entre los compañeros de equipo. Ante el aumento del trabajo híbrido, es fundamental que las personas sigan sintiéndose conectadas con su lugar de trabajo, a pesar de no estar siempre en el mismo espacio físico.
2. Una plataforma online para almacenar y editar archivos compartidos
Una manera de garantizar una colaboración fluida es mediante la creación de un espacio donde los integrantes del equipo puedan guardar todo su trabajo, de modo que cada documento, imagen, video e idea esté disponible para los demás miembros del equipo cuando lo necesiten. Los sistemas de almacenamiento en la nube también permiten a las personas colaborar en sus documentos, lo que anima a los equipos a trabajar más estrechamente y evita que se tengan que hacer varias versiones.
Quienes participen en el proyecto pueden mantenerse al tanto de lo que ya se hizo y lo que hay que hacer a continuación. Todos son parte de las actividades y conocen el proceso y el estado de avance del proyecto.
Además, si alguien que trabaja en el proyecto se ausenta por enfermedad, vacaciones o por cualquier otro motivo, los demás miembros del equipo tendrán acceso a su trabajo, lo que reducirá el tiempo que deban dedicar a buscar documentos y a enviar mensajes urgentes.
3. App de chat
La colaboración en el lugar de trabajo no siempre está orientada a cumplir objetivos y centrada en las tareas. Si se quiere fomentar una cultura organizativa sólida, sobre todo con tantas personas que trabajan de manera remota e híbrida, las herramientas también deben facilitar las interacciones informales. Una app de chat puede ayudar a las personas a estar siempre conectadas, ya que permite mantener conversaciones individuales, hacer menciones en grupos y jugar en equipo, así como crear grupos basados en proyectos.
Otras funciones esenciales de las herramientas de colaboración online
Para las organizaciones, es importante aprovechar al máximo sus herramientas de colaboración online desde el primer día. Para ello, las herramientas deben ser:
Fáciles de usar
Las herramientas empezarán de inmediato a incrementar la productividad si los empleados se familiarizan con ellas sin dificultades. Además, se sentirán con confianza a la hora de utilizarlas y, por lo tanto, con mayor disposición a explorar todo lo que pueden hacer.
Móviles
Las herramientas de colaboración digital tienen la capacidad de hacer que todas las personas participen en la conversación, incluso los trabajadores de primera línea y quienes no trabajan en una oficina. Es por ello que es imprescindible que se pueda acceder a las herramientas desde dispositivos móviles. De este modo, todas las personas pueden conectarse, chatear y compartir ideas, dondequiera que estén.
Otras funciones útiles:
- Compartir pantalla: compartir pantalla es una función importante de cualquier tipo de herramienta de colaboración digital en el lugar de trabajo. Dar a los equipos la posibilidad de ver la misma pantalla en las reuniones o al hacer presentaciones permite que cada miembro esté en sintonía, lo que facilita que todos vayan al mismo ritmo y participen.
- Función de salas secundarias: las salas secundarias pueden ser de gran utilidad durante capacitaciones y conferencias, ya que permiten a los participantes dividirse en grupos más pequeños para realizar ejercicios y conversar antes de volver con el grupo principal. Además, las salas de reuniones más pequeñas evitan que las personas hablen una encima de la otra y que las ideas se pierdan.
- Calendario: un calendario es una función fundamental de la herramienta de colaboración en el lugar de trabajo, ya que permite a los miembros del equipo realizar un seguimiento de las reuniones de todos en un solo lugar. Muchas herramientas digitales de colaboración también ofrecen la opción para organizar reuniones a través del calendario.
- Fijar/guardar mensaje: cuando las personas se comunican frecuentemente mediante herramientas de colaboración, es posible que se pierdan los mensajes importantes. La función de fijar/guardar soluciona este problema potencial y reduce el tiempo que se pierde en revisar los mensajes.
- Integración con otras herramientas y apps: no existe una herramienta de colaboración que pueda hacer absolutamente todo. Pero no hay nada más frustrante y que distraiga tanto a los miembros del equipo que tener que lidiar con varios inicios de sesión en diferentes herramientas. La plataforma de colaboración digital ideal se integrará a la perfección con todos los software de colaboración en el lugar de trabajo que se utilicen en la organización.
- Notificaciones: bien utilizadas, las notificaciones instantáneas pueden ayudar a los miembros del equipo a hacer un seguimiento del progreso del proyecto y mantener el flujo de trabajo de manera fluida. Sin embargo, es importante asegurarse de que las notificaciones estén configuradas de manera tal que los miembros del equipo no reciban actualizaciones innecesarias.
- Traducción: el trabajo híbrido y remoto dio a las organizaciones la oportunidad de contratar a los mejores talentos en todo el mundo. Si se dispone de herramientas con función de traducción, se garantiza que todas las personas participen en la conversación, independientemente del idioma.
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