Cómo las mejores conexiones ayudan a proteger a las personas
Las comunicaciones internas son una parte fundamental de tu planificación de respuesta ante emergencias. Sin embargo, muchos de los procesos actuales quedaron obsoletos y no cumplen con su cometido en los momentos críticos. Con Workplace, la situación cambia.
Las comunicaciones internas son una parte fundamental de tu planificación de respuesta ante emergencias. Sin embargo, muchos de los procesos actuales quedaron obsoletos y no cumplen con su cometido en los momentos críticos. Con Workplace, la situación cambia.
Planificación de la respuesta ante emergencias
La capacidad de comunicación interna es un factor importante para el éxito de tu organización. Pero también es uno de los factores críticos para el éxito de tu plan de respuesta ante emergencias.
Y, si tan solo el 14% de los líderes empresariales están conformes con la capacidad de su organización para comunicarse y colaborar, es evidente que las comunicaciones internas débiles podrían afectar la capacidad de respuesta ante el próximo desastre.
Llevamos mucho tiempo pensando en esto, ya que la temporada de huracanes sigue provocando grandes destrozos en la costa sureste de Estados Unidos y el Caribe. En estos momentos difíciles, nos inspiran las empresas que encuentran formas de utilizar Workplace para responder de forma eficiente a situaciones de emergencia desafiantes.
Cuándo la planificación tradicional de la respuesta ante emergencias no es suficiente
Ya realizaste la evaluación de riesgos. Identificaste los peligros y las amenazas y elaboraste tu plan. Pero ¿tus herramientas de comunicación están preparadas para una prueba real?
Muchos planes de comunicaciones de emergencia se basan en cadenas telefónicas, listas de correo electrónico y servicios de mensajes de texto. Sin embargo, estos modos tradicionales de comunicación no siempre son eficientes en una situación de respuesta ante una emergencia. Son insuficientes y suelen carecer de información actualizada sobre el personal. Esto puede causar grandes deficiencias en tu capacidad para avisarles a todas las personas y hacer un seguimiento de ella.
Las listas de correo electrónico son un ejemplo particularmente interesante. Un estudio reciente reveló que los correos electrónicos internos son una mala manera de comunicarse con grupos numerosos de personas. Los datos sugieren que los destinatarios solo abren los correos electrónicos de comunicación interna la mitad de las veces (un 55%). En un día normal, es una cifra desalentadora. Pero puede resultar perjudicial cuando se trata de ponerse en contacto con los empleados y dar información en caso de que haya un incidente.
Usar Workplace para comunicar las emergencias de una manera más eficiente
Workplace conecta a todas las personas de tu organización. Si necesitas implementar tu plan de respuesta ante emergencias, puedes utilizar Workplace para acceder a un registro preciso y en tiempo real de tus usuarios actuales. Los datos están actualizados, por lo que lograrás que los mensajes sean claramente visibles para todos los empleados.
Puedes enviar tus mensajes sobre emergencias o incidentes a grupos específicos de toda la empresa. Los usuarios pueden compartir y difundir el mensaje de forma orgánica para que más personas vean y respondan a tus alertas. Además, los grupos de Workplace ayudan a los miembros de tu equipo de emergencias a movilizarse y administrar tu respuesta.
"Workplace era el canal natural que debíamos utilizar cuando necesitábamos comunicarnos con nuestros equipos de forma rápida, confiable y desde cualquier lugar".
Vimos a nuestros clientes utilizar la plataforma Workplace y crear herramientas nuevas para administrar situaciones de emergencia. Usaron la plataforma abierta para diseñar bots eficientes que les permitieran compartir información crítica para emergencias. Y también se valieron de la naturaleza colaborativa de los grupos de Workplace para movilizar a miles de voluntarios y organizar las iniciativas de ayuda.
Tras el huracán Irma, Delta Air Lines utilizó Workplace para coordinar su respuesta ante el desastre y las comunicaciones en tiempo real. Además, utilizaron la herramienta Safety Officer para informar sobre los empleados del centro de atención al cliente de Tampa. Charisse Evans de Delta comentó: "Workplace era el canal natural que debíamos utilizar cuando necesitábamos comunicarnos con nuestros equipos de forma rápida, confiable y desde cualquier lugar". Y la información en tiempo real de Safety Officer nos permitía realizar un seguimiento rápido del personal y coordinar nuestra respuesta".
Por otro lado, en las recientes inundaciones en Mumbai, LTI (Larsen & Toubro Infotech) y Reliance General Insurance utilizaron Workplace para comunicar a sus empleados las novedades sobre los programas de las cenas. LTI también utilizó la plataforma para difundir mensajes de colegas que ofrecían refugio a quienes estaban desamparados.
¿Dónde están todos? ¿Están a salvo?
Quizá sea lo más importante durante un desastre natural o un incidente. Y, como Workplace está abierto a los desarrolladores, nuestros clientes crearon herramientas nuevas que pueden ayudar a dar respuestas rápidas.
La app Safety Officer para Workplace evita las dificultades a la hora de confirmar la seguridad de las personas durante una crisis o un incidente. Permite a los equipos de gestión de crisis alertar a las personas en tiempo real y comprobar su estado.
En un mundo centrado en los celulares, en el que la mayoría de las personas tiene un smartphone o una computadora, las empresas pueden enviar notificaciones a las personas en función de su ubicación directamente a los celulares. Deben poder pedir a las personas que "se registren" para confirmar su ubicación y si están a salvo.
De este modo, puedes crear un informe sencillo en el que se indique quién se registró y cuál es su estado. Tus equipos de gestión de crisis ahora dispondrán de la información que necesitan para tomar decisiones sobre la seguridad de las personas. Y tú sabrás que la lista es exacta porque utilizaste Workplace para recopilar los nombres.
Safety Officer te ayudará a administrar las emergencias de dos maneras
Desastre natural: Safety Officer puede enviar una notificación a través de Work Chat a todos los empleados en las zonas afectadas y preguntarles si están a salvo. Puedes pedirles a las personas que actualicen su ubicación utilizando los datos del GPS de su teléfono. De este modo, en pocos minutos tendrás una lista con el estado de todas las personas.
Personal remoto: los miembros de tu personal remoto pueden estar en un lugar donde ocurra un incidente. Si esto sucede, puedes enviar la alerta a través de Safety Officer, y tus empleados remotos pueden registrarse para informar su estado y ubicación.
La seguridad ante todo
Workplace está creando un lugar para que el mundo trabaje en equipo y las organizaciones puedan conectarse y utilizar herramientas más inteligentes. Desafíos que son importantes cuando todo va bien. Y que pueden ser cruciales para tu respuesta ante una emergencia cuando hay problemas.
Echa un vistazo a cómo Safety Officer de Service Rocket puede ayudarte a enviar alertas de seguridad corporativas a cualquier persona en Workplace. Dirígete a grupos, ubicaciones u oficinas fácilmente en cuestión de minutos, e informa sobre la seguridad de tus empleados durante un incidente y después de este.
Enlaces relacionados
Queremos hacer llegar nuestra solidaridad y apoyo a todas las personas afectadas por las recientes situaciones de emergencia. Estas son dos formas de ayudar:
