Cómo Clarins UK Group usa Workplace para fomentar la participación de sus trabajadores sin correo electrónico
En el Reino Unido, la sede de la emblemática marca Clarins emplea a más de 2.000 personas. Te contamos la historia de cómo Workplace, Azuronaut y Clarins UK Group trabajaron para conectarlas a todas.
El 84% de los empleados de Clarins UK Group trabajan de forma remota vendiendo productos de belleza en todo el Reino Unido. Un equipo tan disperso geográficamente requería una solución que sirviera para conectar a todos sus miembros, permitir que se expresaran y habilitar el intercambio de información con miras al crecimiento futuro.
Simplificar el trabajo con Workplace
Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.
Aunque la sede principal y los equipos de administración de campo usaban el correo electrónico para mantenerse conectados, no había opciones para conectar a los empleados minoristas de primera línea por fuera del enfoque tradicional de esperar que los equipos de administración distribuyeran la información en forma de cascada. Por eso, los empleados de primera línea no tenían el mismo nivel de acceso que todos los demás a las comunicaciones internas.
En busca de una solución a este problema, Clarins UK Group adoptó Workplace para poder ofrecer a todos sus empleados una herramienta de trabajo inteligente, fácil de usar y diseñada para dispositivos móviles más inclusiva y que permitiera la comunicación bidireccional.
Dirección de correo electrónico de la empresa
A fin de evitar las tareas adicionales de administración asociadas a la creación de direcciones de correo electrónico para los empleados de primera línea, Clarins UK Group buscó una solución que resolviera sus dos desafíos principales.
- Debido a la política de la empresa y por motivos de seguridad, no era posible enviar enlaces de invitación a direcciones de correo electrónico personales.
- Crear una dirección de correo electrónico empresarial para cada empleado de primera línea no aportaría nada, pero sí requeriría mucho trabajo adicional.
Códigos de acceso de Workplace
Cuando Clarins UK Group lanzó Workplace en mayo de 2018, el equipo de Workplace estaba desarrollando una solución para permitir que los empleados se registraran en la plataforma sin una dirección de correo electrónico. Es decir, los usuarios iban a poder activar su cuenta con un código de acceso único. Cuando el equipo de Clarins UK Group se enteró de esta estrategia, decidió adoptarla rápidamente.
La solución era genial, pero solo si se podían automatizar los procesos de administración de usuarios a fin de reducir correctamente cualquier posible carga administrativa.
TI: la unión hace la fuerza
El departamento de TI desempeñó un papel fundamental en este proyecto. Sus miembros trabajaron para reducir la brecha técnica entre el front-end y el back-end y colaboraron con proveedores de software de terceros. También se ocuparon de borrar datos existentes, definir procesos clave y brindar soluciones para la visualización de los datos. Todo esto resultó esencial para lograr el éxito el gran día del lanzamiento y el buen funcionamiento posterior.
“"Workplace revolucionó la manera en que la mesa de ayuda de TI se comunica a diario con los trabajadores de primera línea, ya que nos permite prestar un servicio mucho más personalizado".”
El valor de una API para usuarios sin correo electrónico
Entonces, ¿cómo se envían los códigos de acceso a los trabajadores de primera línea? Se descartó la posibilidad de hacerlo manualmente, ya que hacerlo así generaría problemas de seguridad y logística. El equipo de arquitectos de soluciones de Workplace trabajó con el equipo de productos para encontrar la solución ideal: generar automáticamente códigos de acceso nuevos con la API de Workplace.
“Habilitar la API para que creara usuarios sin correo electrónico y códigos de acceso nos permitió generar una herramienta de creación de cuentas sin correo electrónico totalmente automatizada.”
Automatización total de la administración de cuentas con Azuronaut
La API resultó de vital importancia para Clarins UK Group, ya que ahora tenía las herramientas para automatizar y ampliar el alcance del proceso de creación de cuentas sin correo electrónico para todos los empleados de primera línea nuevos y actuales.
Para la implementación técnica, Clarins UK Group recurrió al socio de Workplace Azuronaut. Azuronaut utilizó esta nueva API sin correo electrónico para crear "Mesh", la primera herramienta de administración de cuentas sin correo electrónico totalmente automatizada para Workplace.
“Los clientes son lo más importante, y los empleados de primera línea son quienes los conectan con las empresas. Workplace y Mesh permitieron que Clarins UK Group se conectara con cada empleado, y redujeron sustancialmente los tiempos y costos de la administración de usuarios y grupos de Workplace.”
Cómo la empresa Clarins UK Group aprovecha Mesh
- Mesh detecta si un usuario tiene o no una cuenta de correo electrónico y, luego, crea una cuenta nueva.
- Si el usuario no tiene correo electrónico, Mesh genera un código de acceso que el usuario puede obtener en un portal web después de realizar un control de seguridad. El usuario puede copiar el código de acceso y pegarlo en Workplace para crear su cuenta.
- Luego, Mesh agrega a cada persona nueva a los grupos de Workplace específicos y relevantes en función de su cargo, región geográfica y tienda en la que trabaja. Esto incluye el acceso a grupos de avisos e información de toda la empresa, lo que garantiza que todas las personas reciban los mensajes necesarios para transitar su experiencia con Workplace.
Si un usuario sin correo electrónico no recuerda su contraseña, puede solicitar un código de acceso nuevo en el mismo portal web para verificar su identidad. Este proceso es automático y no exige la intervención del equipo de TI ni de los administradores.
Los resultados de Clarins UK Group
Esta solución para empleados sin correo electrónico revolucionó el proceso de registro y administración de empleados minoristas y no minoristas.
“Workplace permitió que todas las personas en Clarins UK Group pudieran expresarse. Se agilizaron la comunicación bidireccional y la interacción, y aumentó la colaboración entre marcas con contenido compartido, lo que inspira la innovación. Después de apenas cinco meses de haber implementado Workplace, la rotación de personal se redujo un 2% y creemos que Workplace tiene mucho que ver.”
Facilitar el acceso a Workplace permite que todos los empleados de Clarins UK Group puedan expresarse. Además, la empresa generó una línea directa de comunicación entre los clientes en la tienda y el resto de la organización.
Como resultado, Clarins UK Group mejoró los procesos internos y desarrolló una cultura más sólida y productiva.
Muchas gracias a James Deren de Clarins UK Group y a Azuronaut, el socio de Workplace
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