Política de trabajo remoto: Importancia, pautas y prácticas recomendadas

Los líderes de las empresas se están dando cuenta de que el trabajo remoto puede funcionar a gran escala. Esto es lo que necesitas saber a cerca de la creación y la implementación de una política sólida para el trabajo remoto.

Millones de personas de todo el mundo trabajaron desde sus casas durante la pandemia de COVID-19. Y la opinión general es que el trabajo remoto llegó para quedarse mucho más allá de la crisis.

Existen muchos motivos para esto. Las personas desean tener la flexibilidad del trabajo remoto, lo que puede impulsar la productividad (un estudio demuestra que los trabajadores estadounidenses que trabajan de forma remota dedican 1,4 días más al mes que sus colegas que trabajan en la oficina) y, en definitiva, mejorar los resultados.

¿Cómo puedes aprovechar este éxito y aprovechar al máximo los beneficios que aporta la flexibilidad? Una política de trabajo remoto que contenga la información adecuada será fundamental.

La importancia de la política de teletrabajo

Todos los miembros de tu equipo conocen las reglas, ¿verdad? Por lo tanto, no hay necesidad de tener una política formal si decides que las personas pueden trabajar desde sus casas o en cualquier otro lugar fuera de la empresa.

Error. La dinámica del trabajo remoto es muy diferente a la de tener a todos los empleados juntos en un mismo lugar. No tener una idea clara de quién hace qué, dónde y cuándo puede generar confusión y dar lugar a sentimientos de injusticia, lo que a su vez puede provocar desconexión. Sin embargo, es un riesgo que corren las empresas: más de la mitad (57%) trabaja sin una política de trabajo remoto.

"Las políticas de trabajo remoto ahora son imprescindibles, y creo que esto se empezó a ver con lo que ocurrió con el COVID-19, sobre todo porque se demostró que muchos trabajos se pueden hacer de forma remota", explica Jason Hicklin, director global de marketing de contenido de NGA Human Resources.

"Si tu política establece que todas las personas tienen la opción de trabajar desde casa, siempre y cuando sea factible para sus tareas, entonces las reglas deben ser claras y definidas. Si no es así, surgen conflictos, porque habrá una regla para una persona y otra para otra".

No se trata de imponer una ley. "Una buena política de trabajo remoto no tiene por qué fijar reglas y lo que una empresa espera de sus empleados. Por el contrario, debe dar autonomía y permitir a los trabajadores trabajar de la forma que más les convenga, lo que en última instancia impulsará la productividad y el éxito de la empresa", afirma Paul Burrin, vicepresidente de Sage People.

¿Cómo debe ser una política de trabajo remoto?

Aspectos esenciales de la política de trabajo remoto

Aunque las políticas pueden diferir, hay ciertos aspectos comunes que deben considerarse:

Analicémoslos por separado.

1. Quién, dónde y cuándo puede trabajar de manera remota

El estallido del coronavirus revolucionó las nociones sobre los trabajos que se pueden realizar de forma remota. Y eso implica que las políticas de trabajo remoto también tienen que cambiar. Y eso implica que las políticas de trabajo remoto también tienen que cambiar.

"Tradicionalmente, las políticas de trabajo remoto determinaban cuándo y cómo los empleados podían trabajar desde lugares que no fueran la oficina", afirma Paul. "Ahora cabe esperar lo contrario: nuevas políticas que determinen cuándo y cómo pueden trabajar los empleados desde la oficina".

"Incluso antes del COVID-19, muchas organizaciones ya estaban implementando cierto grado de trabajo flexible, remoto y desde cualquier lugar. Según el informe de investigación de Sage People "The changing face of HR", el 95% de los responsables de recursos humanos ya ofrecen trabajo flexible, o tienen previsto hacerlo, en los próximos dos años.

"Curiosamente, un virus se convirtió en un catalizador inesperado, ya que aceleró la transformación digital a nivel global, de tal manera que el trabajo remoto se ha convertido en la nueva normalidad para muchas personas".

Esto no significa que todo el mundo vaya a trabajar de forma remota todo el tiempo, dado que no necesariamente resulta beneficioso para todos los empleados. Hay un punto óptimo para el trabajo remoto: el mayor aumento del compromiso del personal se consigue cuando se trabaja de forma remota entre el 60% y el 80% del tiempo, por lo que merece la pena tenerlo en cuenta a la hora de definir la política.

También hay que pensar dónde pueden trabajar las personas. ¿Solo se debe teletrabajar desde casa, o está bien que los trabajadores lo hagan desde un espacio de trabajo compartido o trabajen en una cafetería? Deja las reglas claras en tu política.

Las políticas de trabajo remoto serán cada vez más importantes en el lugar de trabajo híbrido

2. Equipo de trabajo

"Las organizaciones deben proporcionar a los empleados la tecnología que necesitan para hacer su trabajo cómodamente, tanto si trabajan de forma remota como si no", afirma Paul, que hace hincapié en la importancia de la tecnología basada en la nube para administrar la nueva mano de obra remota.

El equipo no debe quedar relegado a un segundo plano. Las políticas deben indicar quién lo proporciona, quién lo configura y quién es responsable de él. También se deben incluir las reglas sobre el uso de los equipos: por ejemplo, ¿los empleados pueden utilizar las computadoras portátiles de la empresa en su tiempo libre? En caso afirmativo, ¿pueden instalar software en ellos o utilizarlo en dispositivos personales? Y, sobre todo, ¿qué deben hacer si algo falla?

3. Horas de trabajo

El trabajo remoto implica flexibilidad horaria: es una de las cosas que lo hacen tan atractivo. Sin embargo, si una organización no sabe administrar la flexibilidad, puede volverse contraproducente, con personas que hagan demasiadas horas extra o que no estén disponibles cuando se las necesita.

"Creo que se corre el riesgo de que los límites entre el trabajo y la vida se difuminen tanto que no haya distinción", opina Jason. "Las personas estarán contestando correos electrónicos a las 10 de la noche y durante el fin de semana, y eso no es bueno para la salud mental".

Sin embargo, la autonomía es algo valioso. "El horario tradicional de 9 a 5, tal y como lo conocemos, es cosa del pasado", asegura Paul. "Al permitir que los empleados trabajen en el horario que más les convenga, las organizaciones pueden impulsar el compromiso, la productividad y el rendimiento". Hoy en día, esto es más importante que nunca, ya que muchos empleados tienen que ocuparse del cuidado de sus hijos al mismo tiempo que trabajan a jornada completa".

Contar con pautas claras sobre el horario de trabajo y con sistemas para realizar un seguimiento del tiempo permitirá descubrir si los empleados trabajan demasiadas horas o muy pocas, sin comprometer la flexibilidad.

4. Comunicación

"La comunicación bidireccional frecuente, dirigida, eficaz y personalizada es esencial para que las organizaciones puedan mantener al personal informado. De este modo, los empleados saben lo que ocurre, pueden hacer preguntas o proporcionar feedback en tiempo real", afirma Paul. Sin embargo, la comunicación es uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan directivos y empleados cuando se trata de trabajar de forma remota.

Una falta de comunicación puede provocar un bajo rendimiento y, en última instancia, aislamiento, que es el problema más común entre los trabajadores remotos. Por eso es tan importante no dar por sentado que la comunicación se producirá porque sí. Establece pautas sobre cuándo y cómo se celebrarán las reuniones. Y asegúrate de que la comunicación sea bidireccional, no vertical: tienes que saber lo que ocurre con tu equipo, no solo transmitirle información sin más. Paul recomienda realizar encuestas que midan cómo se siente el equipo para obtener más información.

5. Ciberseguridad

Las personas que trabajan de forma remota se enfrentan a riesgos cibernéticos diferentes de los que trabajan presencialmente. Por ejemplo, está el problema de que alguien pueda espiar tus dispositivos y de las redes inseguras en espacios públicos o viviendas compartidas. "Incluso si estás en tu propia casa, alguien del hogar podría acceder a información personal, y ahí es donde puede haber posibles vulneraciones de la seguridad", señala Jason.

Tu política debe educar a las personas sobre los riesgos, guiarlas para que los eviten y proporcionarles instrucciones sobre cómo proceder en caso de que la seguridad se vea comprometida. Algunas medidas sencillas, como dar instrucciones a las personas para que bloqueen la pantalla de su computadora cuando no la utilicen, pueden ayudar mucho.

6. Fijación de objetivos

Saber qué quieres lograr siempre es crucial, pero sin la presencia física de los miembros del equipo y de los directivos para brindar orientación y apoyo, la fijación de objetivos se vuelve aún más importante. Por eso es esencial asegurarse de que los objetivos son claros para todos los miembros del equipo.

"Es fundamental fijar objetivos SMART (singulares, medibles, alcanzables, relevantes y temporales), comprobar periódicamente los progresos (personales y profesionales) y discutir formas de resolver los problemas sin dejar de ofrecer ayuda", afirma Paul.

Y no hay que olvidarse de resaltar las victorias: "Es importante dar ánimo, reconocer los logros y celebrar los éxitos", agrega. "Es el momento de ser más humanos, aunque seamos menos capaces de ser más sociales".

7. Bienestar

Si bien la flexibilidad ofrece un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y una mejora en el bienestar, el trabajo remoto también puede producir soledad, sobre todo para quienes no están acostumbrados.

"A muchas personas les gusta trabajar desde casa, pero al cabo de un tiempo puede resultar bastante solitario, sobre todo para quienes viven solos", afirma Jason. "La salud mental tiene que formar parte de tu política para asegurarte de que hay revisiones periódicas con directivos y grupos de compañeros".

La inteligencia emocional y la empatía de los directivos también pueden ayudar. "Muchos empleados consideran que estar frente a una cámara y delante de una computadora hora tras hora, día tras día, es agotador", afirma Paul. "Es fundamental animar a los directivos a trabajar de forma más relajada, flexible y empática, con el fin de ayudar a los empleados a gestionar el estrés y mantener el bienestar".

El trabajo remoto también puede conllevar problemas físicos. Un estudio sobre el teletrabajo demostró que más de la mitad de las personas encuestadas experimentaron nuevos dolores y molestias durante el confinamiento a causa del coronavirus. Por lo tanto, tu política debe recomendar a los trabajadores que se tomen tiempo para descansar y hacer ejercicio.

El trabajo remoto es una novedad para muchas personas y, como cualquier forma nueva de hacer las cosas, evolucionará y crecerá. Una política de trabajo remoto es solo un elemento para sacarle el máximo partido a este nuevo mundo.

"Todos tenemos que adaptarnos a vivir y trabajar de forma diferente", afirma Paul. "Cada empleado es único y se adaptará y aprenderá a desenvolverse en este entorno en evolución. En última instancia, las organizaciones deben esforzarse por ofrecer las mejores experiencias posibles a sus empleados. Las grandes experiencias ayudan a impulsar la motivación y el compromiso, mejorar la productividad y retener a tus mejores personas".