¿Qué es la automatización de procesos de negocios?
¿Qué significa automatizar procesos de negocios? Y, más importante aún, ¿cómo ayuda la automatización a impulsar la productividad?
Tener reglas y procesos bien definidos es fundamental para que una organización funcione sin contratiempos. También es necesario para cumplir con las leyes y las normativas. Sin embargo, en ocasiones, esos procesos de negocios internos pueden ser muy lentos y engorrosos. Por ejemplo, las empresas tardan nueve días en promedio en procesar una simple solicitud de gasto. Es un proceso que lleva tiempo, energía y muchísima paciencia.
Sin embargo, la automatización de procesos de negocios se está acelerando. Las plataformas de colaboración y productividad ayudan a las personas a simplificar y acelerar todas las tareas de rutina. Demos la bienvenida a la eficiencia y a la productividad.
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¿Qué es exactamente la automatización de procesos de negocios?
La automatización de procesos de negocios, que también se conoce como automatización del trabajo o automatización de la administración del negocio, es exactamente lo que parece. Es la automatización de los procesos de los diferentes flujos de trabajo con tecnología que ayuda a las empresas a impulsar la productividad y reducir los costos.
Existen herramientas específicas para automatizar procesos de los más diversos tipos, desde la incorporación de empleados hasta la atención al cliente y la aprobación de documentos: básicamente, esas tareas habituales de la organización que un proceso automático permitiría realizar más rápido mediante una selección de integraciones de software y apps.
Muchos de esos procesos "administrativos" solían depender de empleados o trámites en papel. Sin embargo, las organizaciones están comenzando a advertir las ventajas de la automatización y están invirtiendo en herramientas de administración de procesos de negocios que la facilitan.
Los beneficios de automatizar el trabajo
La automatización de procesos de negocios puede ser muy positiva tanto para los empleados como para las empresas.
- El software de flujos de trabajo permite hacer un seguimiento de todo. ¿Quieres saber si un pedido ya se envió? ¿Necesitas supervisar los plazos de tu equipo? Puedes mantenerte al tanto del estado de cualquier proceso con las herramientas de automatización.
- Los empleados pueden hacer un mejor uso de sus aptitudes si la automatización de flujos de trabajo se hace cargo de las tareas diarias más recurrentes y repetitivas. Ya no es necesario esperar a que llegue una aprobación o a que un documento pase de mano en mano. El sistema se hace cargo de todo.
- La automatización de procesos de rutina permite reducir la práctica de buscar culpables y promueve la rendición de cuentas. Los gerentes pueden detectar las partes de los procesos que son problemáticas y hacer un seguimiento de las responsabilidades asignadas. De esa manera, hay menos espacio para buscar culpables y más para generar eficiencia y prosperar.
¿Cuáles son las mejores herramientas y soluciones de software para la automatización de procesos de negocios?
Para optimizar tus procesos de negocios e impulsar la eficiencia en tu equipo, necesitas contar con las herramientas adecuadas.
El mejor software para la automatización de procesos de negocios incluye muchas visualizaciones con funciones de "arrastrar y soltar", plataformas para compartir documentos y diagramas de flujo. La buena noticia es que no siempre es necesario tener conocimientos de programación.
Lo primero que deberás tener en cuenta cuando elijas tus herramientas de automatización es cómo las usarás y para qué. Así, podrás tomar una decisión según las funciones y el grado de complejidad que necesites.
Otro aspecto muy importante es la integración. Es probable que tu organización ya use muchas herramientas empresariales. En un contexto en el que la sobrecarga de apps es una realidad, es importante buscar las herramientas que faciliten el trabajo en lugar de hacerlo más difícil. ¿Qué software usas en tu organización? ¿Funcionará bien con las nuevas herramientas?
En plataformas como Workplace, se presta mucha atención a las integraciones. Además de permitir una mejor colaboración con herramientas como los grupos y el chat, también ofrecen integraciones con los paquetes que las organizaciones ya usan, como SharePoint, HubSpot o Jira. También tienes la opción de usar bots para automatizar procesos directamente en Workplace (o desarrollar tus propios bots personalizados).
Esto te permitirá acceder a un nuevo nivel de trabajo inteligente, en el que tus diagramas de flujo, tus documentos y tu plataforma de colaboración se integren a la perfección, y en el que la automatización de procesos de negocios te ayude a aumentar la productividad.
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