Crear un equipo de la biblioteca de recursos
Obtén información sobre cómo puedes formar un equipo de creadores de contenido que contribuyan a hacer crecer tu biblioteca de recursos.
Crear una biblioteca de recursos puede parecer mucho trabajo, pero no es tarea para una sola persona. Puedes otorgar a un equipo de creadores de contenido acceso limitado para que te ayuden a hacer crecer tu biblioteca de recursos, sin dejar de mantener el control de los recursos oficiales de la empresa.
En esta guía, trataremos los diferentes roles de la biblioteca de recursos y los niveles de acceso que puedes asignar a tu equipo. Después, veremos algunos consejos para que todo funcione sin problemas.
Entender los roles de la biblioteca de recursos y las responsabilidades
Administradores del sistema
- Pueden hacer todo lo que puede hacer un administrador de la biblioteca de recursos (ver a continuación)
- Pueden asignar a los usuarios los roles de administrador del sistema y moderador de contenido, dos roles que pueden administrar la biblioteca de recursos
- Pueden crear (y asignar) un rol personalizado de administrador de la biblioteca de recursos para una persona a fin de que también pueda ayudar administrar tu biblioteca de recursos.
Administradores de la biblioteca de recursos
Los administradores de la biblioteca de recursos tienen permiso para "crear, editar y compartir el contenido de la biblioteca de recursos". Pueden realizar lo siguiente:
- Hacer lo mismo que los editores de categorías (ver a continuación), en todas las categorías de la biblioteca de recursos
- Administrar la página de inicio de la biblioteca de recursos
- Crear, editar y eliminar categorías o subcategorías
- Asignar el permiso para editar o ver categorías a cualquier usuario de tu comunidad de Workplace
Convertir a alguien en administrador de la biblioteca de recursos le da un control total sobre la página de inicio de la biblioteca de recursos y sobre cada categoría y subcategoría que incluya. Por este motivo, deberías limitar el número de administradores de la biblioteca de recursos que tienes en el equipo.
Editores de categorías
Los editores de categorías son personas a las que se les otorgó acceso para editar una o más categorías. Pueden realizar lo siguiente:
- Ver todo el contenido que se agregó a la categoría a la que tienen acceso
- Editar la página de portada de la categoría
- Crear, editar, eliminar o reorganizar las subcategorías
- Acceder a las estadísticas de uso de la categoría o de cualquiera de sus subcategorías
- Acceder al historial de versiones de la categoría o de cualquiera de sus subcategorías
- Hacer que otros usuarios sean editores de categorías de la categoría a la que tienen acceso
- Publicar la categoría para los demás miembros de la organización
Los editores de categorías pueden editar todo el contenido de la categoría a la que tienen acceso. Cuando le otorgas acceso de editor de categorías a una persona, puede crear, editar y publicar subcategorías dentro de esa categoría.
Crear la lista de administradores de la biblioteca de recursos y editores de categorías
Ahora que ya conoces los roles, es el momento de elegir a tus administradores de la biblioteca de recursos y a los editores de categorías.
Seleccionar a los administradores de la biblioteca de recursos
Procura que tu equipo de administradores de la biblioteca de recursos tenga un tamaño reducido. Por lo general, los administradores del sistema y los moderadores de contenido actuales son suficientes para administrar la biblioteca de recursos. Sin embargo, si necesitas un equipo de personas más grande para administrar el contenido de varias categorías, puedes crear un rol de administrador personalizado de la biblioteca de recursos y asignarlo a algunas personas clave.
La responsabilidad de los administradores de la biblioteca de recursos es la siguiente:
- Trabajar con las partes interesadas para crear nuevas categorías y asignarles editores de categorías
- Mantener la página de inicio de la biblioteca de recursos actualizada y organizada
- Capacitar y ayudar a los editores de categorías
- Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la biblioteca de recursos
Para crear un rol de administrador personalizado de la biblioteca de recursos:
- Ve al panel para administradores.
- Selecciona "Administradores".
- Haz clic en "Roles" y luego en "+ Nuevo rol".
- Elige un nombre para el rol que crearás. Por ejemplo, "Encargado de la biblioteca de recursos".
- Desplázate hasta la sección "Contenido" y marca la casilla junto a "Crear, editar y compartir contenido de la biblioteca de recursos".
- Haz clic en "Crear rol".
Para asignar el rol personalizado de administrador a una persona:
- Ve al panel para administradores.
- Selecciona "Administradores".
- Escribe el nombre de la persona a la que quieres asignar el rol en la barra de búsqueda en la parte superior derecha.
- Selecciona el rol personalizado que creaste y haz clic en "Guardar".
Seleccionar y asignar a los editores de categorías
Cada categoría debe tener un editor de categoría que sea responsable de administrar el contenido de esa categoría. Luego, esa persona puede decidir agregar más editores si necesita ayuda para crear el contenido.
La responsabilidad de los editores de categorías es la siguiente:
- Administrar el diseño general y la planificación de las subcategorías dentro de una categoría determinada.
- Administrar la creación de subcategorías dentro de una categoría determinada.
- Publicar contenido y otorgar acceso de visualización a una categoría determinada.
Quiénes deben ser editores de categorías:
Los editores de categorías suelen ser expertos en la materia, que tienen conocimiento sobre el tema que se trata en la categoría que se les asignó. A continuación, se incluyen algunos ejemplos:
- Algunos miembros de tu equipo de RR. HH. deben tener acceso de editor de categorías a categorías como beneficios, políticas de viaje, información sobre licencias, etc.
- Algunos miembros de tu equipo de TI deben tener acceso de editor de categorías a las guías de configuración y uso de los equipos y las herramientas de trabajo de la empresa.
- Los departamentos deben tener acceso de editor de categorías a sus propios recursos almacenados en la biblioteca de recursos. Por ejemplo, determinados miembros del equipo deberían crear y editar una categoría de Marketing.
Para convertir a alguien en editor de categorías:
- Ve a la biblioteca de recursos.
- Selecciona la categoría para la que quieres otorgar acceso para editar.
- En la página de la categoría, haz clic en "Editar".
- Haz clic en "Invitar".
- En "Pueden editar", agrega personas para que editen las páginas de categorías y subcategorías por nombre de la persona o por pertenencia a un grupo. Solo se puede elegir un método para agregar editores.
- Haz clic en "Siguiente".
- Revisa los cambios y haz clic en "Guardar cambios".
Consejos para administrar el equipo de la biblioteca de recursos
Por lo general, administrar el equipo de la biblioteca de recursos es sencillo, pero hay algunas cosas que debes planificar para asegurarte de que todo funcione sin problemas.
Crear un grupo del equipo de la biblioteca de recursos
Proporciona a tu equipo de la biblioteca de recursos un lugar para realizar solicitudes de categorías, obtener respuestas a sus preguntas y recibir consejos sobre la creación de contenido de calidad. También es un lugar en el que puedes incluir enlaces a capacitaciones breves (ver a continuación), publicar las normas que tengas y mantener a todos al tanto de las mejoras de la biblioteca de recursos.
Capacitar a los administradores de la biblioteca de recursos y a los editores de categorías
Haz que los administradores de la biblioteca de recursos vean la breve clase Aspectos básicos para los administradores de la biblioteca de recursos en Work Academy para que se familiaricen con la herramienta. También te recomendamos que los editores de categorías tomen la breve y útil clase Aspectos básicos para los editores de categorías.
Otorgar acceso de visualización a las personas
Anima a tu editor de categorías a que acote sus públicos de visualizadores de categorías tanto como pueda. Si el editor cree que su categoría debe estar disponible para toda la organización, infórmale que debe consultarlo primero con un administrador de la biblioteca de recursos.
Generar notificaciones
Cuando alguien de tu equipo de la biblioteca de recursos publica una categoría o subcategoría, se le da la opción de generar una notificación para los visualizadores de la categoría. Por lo general, es lo más conveniente. Sin embargo, en el caso del contenido que estará disponible para toda la organización, es recomendable sugerir a la persona que obtenga la aprobación de un administrador de la biblioteca de recursos antes de generar una notificación para todos los usuarios.
