Cinco excelentes maneras de usar la biblioteca de recursos
Lleva tu biblioteca de recursos al siguiente nivel con estos casos de uso inspiradores.
La biblioteca de recursos permite a las organizaciones crear un espacio centralizado en Workplace. Los recursos clave de la biblioteca se complementan con las actualizaciones dinámicas y las transmisiones de video en vivo, y ofrecen a los empleados un lugar donde pueden encontrar la información que necesitan.
No es de extrañar que las organizaciones que usan Workplace y la biblioteca de recursos reduzcan la incorporación de empleados en un 24% en promedio, y que los empleados ahorren una importante cantidad de tiempo en la búsqueda de información.
Es posible pensar en la biblioteca de recursos como un lugar donde almacenar las políticas de RR. HH. y de la empresa, pero puede ser mucho más que eso. Las organizaciones piensan en la biblioteca de recursos como un espacio donde se pueden generar oportunidades para que los empleados se desarrollen en el plano personal, profesional y social. En esta guía, te explicamos las formas en que otras organizaciones usan Workplace y te brindamos consejos para que puedas empezar.
Cómo otras organizaciones usan la biblioteca de recursos
La biblioteca de recursos puede usarse de muchas maneras, pero una combinación adecuada de los siguientes ejemplos garantiza que tu biblioteca de recursos genere un gran impacto en tu organización.
1. Recursos oficiales de la organización o la empresa
Este es un recurso imprescindible para la mayoría de las organizaciones, además de ser un excelente punto de partida.
Los recursos oficiales de la empresa suelen incluir temas como:
- Información sobre beneficios/políticas
- Misión y valores de la organización
- Contenido general sobre la incorporación
- Políticas de viajes y gastos
- Newsletters para empleados
- Recursos oficiales sobre diversidad e inclusión
- Información general sobre seguridad
Quién debe tener acceso de edición:
Es habitual que el equipo de RR. HH. administre los recursos oficiales de la empresa, pero también otros equipos (como el de comunicaciones internas) pueden colaborar en la creación contenido.
Quién debe tener acceso de visualización:
Por lo general, todos los miembros de la organización pueden ver este contenido.
Consejo experto: Agrega tus recursos más importantes a una colección y fíjalos en grupos (como el grupo de incorporación de empleados o los anuncios de la empresa).
2. Guías de herramientas y procesos
Esta categoría puede tomarse como un espacio para ofrecer a los empleados contenido de autoservicio, como preguntas frecuentes y guías, referido a herramientas y procesos importantes.
Suele incluir temas como:
- Guías de configuración de herramientas y equipos de TI
- Información sobre qué aspectos exigen una revisión legal y cómo solicitarla
- Cómo solicitar activos al equipo de marketing
- Guías de Workplace para nuevos usuarios
- Cómo enviar un ticket de ayuda
Quién debe tener acceso de edición:
Estas herramientas y procesos suelen ser responsabilidad de un solo equipo o departamento (como el equipo de TI, el equipo de marketing o el equipo legal), que debe estar a cargo de crear el contenido.
Quién debe tener acceso de visualización:
Aunque las categorías de la biblioteca de recursos pueden limitarse a partes muy específicas de la organización, es probable que este contenido sea relevante para una proporción de tu organización que justifique que esté a disposición de todos.
Consejo experto: Una vez completadas estas categorías, asegúrate de compartirlas en grupos relevantes. Luego, fija la publicación en la parte superior del grupo para que sea fácil de encontrar.
3. Centros de recursos temáticos e interfuncionales
Estas categorías son perfectas para situaciones en las que tiene sentido centralizar un gran conjunto de recursos (que suelen ser creados por varios equipos) en un solo lugar en función de un tema específico o de un público concreto.
Es decir, son centros de recursos donde los empleados pueden encontrar consejos y prácticas recomendadas para mejorar su experiencia en el trabajo y progresar en el plano personal y profesional.
Suele incluir temas como:
- Recursos para el crecimiento profesional
- Centro de recursos para trabajo remoto
- Centro de bienestar
- Centro para gerentes con personas a cargo
Quién debe tener acceso de edición:
Por lo general, el equipo de RR. HH. administra estas categorías, pero también otros equipos pueden colaborar en la creación contenido.
Quién debe tener acceso de visualización:
El acceso de visualización dependerá de la categoría. Por ejemplo, todos deberían poder ver los recursos de crecimiento profesional, mientras que solo los gerentes deberían poder ver el centro para gerentes con personas a cargo.
Consejo experto: Comparte estos recursos en los grupos relevantes para asegurarte de que los empleados sepan que se encuentran disponibles. También puedes crear una colección, consolidar recursos similares y fijarlos en un grupo de toda la empresa.
4. Recursos para los equipos y departamentos
La biblioteca de recursos te permite consolidar las herramientas del equipo y del departamento en un espacio que solo pueden ver los miembros del equipo o los colaboradores de otras funciones seleccionados.
Suele incluir temas como:
- Recursos sobre incorporación específicos del equipo/departamento
- Guías de herramientas específicas para un equipo/departamento en particular
- Centros interfuncionales administrados por un equipo/departamento para proporcionar contenido a un conjunto reducido de colaboradores y partes interesadas
- Procesos internos del equipo/departamento
Quién debe tener acceso de edición:
Determinados miembros del equipo o del departamento deberán encargarse de crear todo el contenido de esta categoría.
Quién debe tener acceso de visualización:
El acceso de visualización debería limitarse a los miembros del equipo y colaboradores cercanos que deban comprender los procesos y las herramientas del equipo.
Consejo experto: Asegúrate de que las categorías del equipo o departamento se fijen en el grupo correspondiente y de que se encuentren centralizadas, de modo tal que se pueda acceder a ellas fácilmente.
5. Recursos de la comunidad
Los grupos de la biblioteca de recursos y Workplace se complementan muy bien. Si tienes varias comunidades o grupos sociales particularmente activos en tu organización, puedes contemplar la posibilidad de dar a los administradores de los grupos un espacio exclusivo en la biblioteca de recursos a fin de que puedan seleccionar recursos de los miembros del grupo y para estos.
Esto no solo ayuda a tus comunidades a destacar la información más importante para sus miembros, sino que también te ofrece una manera fácil de mantener el contenido oficial de la organización y el contenido generado por los empleados en lugares separados.
Restringir el contenido de la biblioteca de recursos a los miembros de un grupo específico es sencillo, por lo que solo las personas indicadas podrán ver dicho contenido.
Suele incluir temas como:
- Recursos para educar a los hijos en casa para el grupo Padres@
- Enlaces a celebraciones del Mes de la Historia Negra en todo el mundo para el grupo Comunidadnegra@
- Enlaces a conferencias específicas del sector para mujeres para el grupo Mujeres@
- Recursos específicos para familias LGBTQ con hijos para el grupo Orgullo@
Quién debe tener acceso de edición:
Determinados miembros de grupos sociales y grupos de recursos para empleados.
Quién debe tener acceso de visualización:
Solo los miembros del grupo deberían tener acceso de visualización, de modo que no se sature la biblioteca de recursos para otros usuarios.
Consejo experto: Pide a los editores de categorías que fijen su categoría a su grupo para que los miembros la puedan encontrar fácilmente.
Próximos pasos
Ahora que tienes una idea de cómo puedes usar la biblioteca de recursos, es hora de empezar a desarrollar tu contenido. Si todavía no lo hiciste, asegúrate de consultar nuestra clase Aspectos básicos para los administradores de la biblioteca de recursos y descubre lo sencillo que es crear contenido en la biblioteca de recursos.
Luego, procura consultar Cómo aprovechar al máximo la biblioteca de recursos, con información sobre cómo lograr que el contenido de la biblioteca de recursos sea fácil de descubrir y cómo fomentar que se comparta contenido social.
