Cassandra Calvani de Illumina simplificó el proceso que usaban los líderes de la empresa para compartir contenido y así ayudó a crear una cultura de comunicación conectada

Los "pioneros de Workplace" son un grupo que reúne a los directores de Workplace más sofisticados y visionarios del mundo. Todos se destacan por conectar a las personas, compartir información, difundir ideas y promocionar prácticas recomendadas a través de Workplace.

Hoy hablamos con la pionera de Workplace Cassandra Calvani, especialista en comunicaciones con los empleados de Illumina, para que nos cuente cómo ella y su equipo ayudaron a Illumina a priorizar Workplace y por qué la plataforma transformó las comunicaciones internas para siempre.

Illumina es una empresa líder mundial en secuenciación de ADN cuyo objetivo es aprovechar el poder del genoma para mejorar la salud humana. Sus sistemas y herramientas de análisis facilitan estudios genéticos que eran inimaginables hace apenas unos años.

En 2017, la organización se encontraba en un momento decisivo: el CEO fundador estaba por asumir una posición en la junta directiva y la empresa nombraría a un nuevo CEO. Esto presentaba una oportunidad excelente para mejorar la comunicación global entre los equipos. En particular, el nuevo CEO buscaba una plataforma que pudiera potenciar las conversaciones bidireccionales. La cuestión era cómo podía hacer la organización para conectar a 7.500 personas de 20 ubicaciones y 8 países.

Las empresas conectadas están más unidas

"Habíamos probado con otras herramientas antes", recuerda Cassandra, "pero no nos había ido demasiado bien con ellas. No tenían las funciones que necesitábamos, por lo que el personal ejecutivo no las adoptaba".

Sin embargo, cuando el nuevo CEO sugirió Workplace, después de que Illumina completara una prueba piloto exitosa, todo eso cambió rápidamente.

"La prueba piloto demostró lo fácil que era usar Workplace", continúa Cassandra. "También nos ayudó a conseguir el apoyo pleno del equipo de liderazgo. Después de eso, creamos la estructura de nuestros grupos de Workplace, hicimos los ajustes necesarios y estuvimos listos para el lanzamiento en julio de 2017".

Hacer llegar la información correcta a las personas adecuadas en el momento oportuno

Crear una estructura de grupos de Workplace adecuada era fundamental para Cassandra y su equipo.

"Desde el principio, creamos intencionalmente una estructura de tres grupos", explica Cassandra. "Después hicimos una auditoría de todos los canales que teníamos y determinamos que queríamos tener una única fuente de información fidedigna en la organización. Por eso, decidimos integrar porciones de Workplace en nuestra intranet".

Esta estructura permitió a Cassandra y a su equipo garantizar que todos tuvieran acceso a la información que necesitaban incluso si nunca se unían a otro grupo de Workplace.

La integración de Workplace en la intranet tuvo varias ventajas para las comunicaciones internas. El equipo de Cassandra usa Workplace para distribuir contenido seleccionado entre los empleados a través de la intranet de la empresa. Gracias a que los grupos de Workplace están sincronizados con las listas de distribución del personal, el equipo puede publicar noticias específicas para cada ubicación y otras publicaciones relevantes en la página de inicio de cada empleado.

Las personas inician sesión en la intranet todos los días y encuentran todo tipo de contenido útil pero estático", explica Cassandra. "Sin embargo, cuando hacen clic en él, se las redirige a la publicación original en Workplace. Allí, pueden comentar, compartir, participar e interactuar con el contenido, lo que antes no era posible". Esto crea una mejor experiencia de usuario y a la vez refuerza la visión de la empresa. También da a las personas un punto de partida para encontrar la información que necesitan en Workplace cuando la necesitan.

Crear conversaciones con los líderes

"Uno de nuestros casos de uso clave era ofrecer una plataforma para que el CEO pudiera hacer llegar su mensaje", comenta Cassandra. "Sin embargo, también era importante marcar el rumbo de la empresa por medio del diálogo bidireccional y transparente que ofrece Workplace".

Cassandra usa el ejemplo del correo electrónico para ilustrar su argumento. "En muchas organizaciones, es normal recibir mensajes de correo electrónico de los líderes empresariales solo cuando hay alguna noticia importante, como una reestructuración o una adquisición. Además, el correo electrónico es impersonal y unidireccional. No muchas personas responden a un mensaje de correo electrónico del CEO, ¡y nunca nadie usa la opción de responder a todos!".

Con Workplace, se pueden superar esos obstáculos. "Nos da un espacio donde las personas se pueden encontrar en un punto medio", dice Cassandra. "Los líderes sienten que pueden compartir más información sobre una variedad más amplia de temas. Cosas como los informes trimestrales de ingresos, un stream en vivo desde una reunión general o una publicación del director financiero sobre las cinco cosas que considera más importantes. ¡Esa fue una de nuestras publicaciones más populares!".

Esto abre el diálogo entre los altos ejecutivos y el resto de la empresa. Es una forma natural de fomentar el diálogo, acerca a las personas y las conecta con la visión del equipo de liderazgo. Lo más importante es que está funcionando. Según se puede ver en una encuesta reciente entre el personal, el 86% de los empleados cree que la gerencia sénior comunica con claridad el rumbo de la empresa.

¿Cómo convencerías a otro especialista en comunicaciones para que elija Workplace?

"No tiene complicaciones", dice Cassandra. "Es una herramienta fácil de usar y todos la entienden. Permite establecer rápidamente una comunicación bidireccional transparente en toda la organización. Además, con Workplace los distintos departamentos pueden estar mejor comunicados para trabajar juntos de manera más estrecha y construir comunidades más conectadas. ¡No dudaría en implementarlo!".

Agradecemos enormemente a Cassandra Calvani, especialista en comunicaciones con los empleados de Illumina.