Siete consejos útiles para que las comunicaciones de los directivos sean eficaces

¿Qué son las comunicaciones de los directivos?

Durante la pandemia, las conversaciones ad hoc dejaron de ser una opción. Por eso, las organizaciones nunca dependieron tanto de recibir comunicaciones de los directivos bien pensadas y con información valiosa. Aquí, analizamos cómo implementar esas comunicaciones correctamente.

Las comunicaciones de los directivos se destacan por todo lo que depende de ellas. Los líderes deben inspirar, persuadir, construir relaciones, compartir ideas, transmitir los valores de la empresa y concretar hechos dentro de sus organizaciones. Todo esto tienen que hacerlo no solo con sus equipos sino con muchos públicos diferentes, como inversionistas, empleados, clientes, funcionarios y los medios de comunicación.

Es un proceso constante. Como dijo el estratega de liderazgo Glenn Llopis en la revista Forbes: "El liderazgo no consiste en decirle a los demás lo que tienen que hacer, sino en maximizar todo el potencial de las personas haciendo que se comprometan resueltamente".

Cuando hablamos con la coach ejecutiva Wendy Rose para analizar este tema con mayor detalle, nos dijo lo siguiente: "Si pensamos en las diferentes actividades que se desarrollan dentro de una organización, como evaluaciones, declaraciones de visión, tormentas de ideas, colaboración, negociación e influencia, todas giran en torno a la comunicación. La comunicación es como una señal que se transmite de una isla a otra. Por eso es tan importante. Nada ocurre sin comunicación, ya sea escrita o verbal. Es fundamental".

De modo que no es de extrañar que las habilidades de comunicación se consideren un elemento esencial del liderazgo. No obstante, eso no significa que las habilidades de comunicación sean algo innato para todos los líderes. De hecho, es motivo de preocupación, especialmente en los niveles más bajos de la jerarquía de liderazgo, ya que el 69% de los gerentes¹ dicen que no se sienten cómodos al comunicarse con los empleados.

Si la situación te resulta familiar, probablemente sea un área que debas mejorar. Más adelante en esta publicación, describiremos algunos consejos para ayudarte. Pero primero analicemos algunos de los diferentes tipos de comunicaciones de los directivos.

¿Cuáles son los diferentes tipos de comunicaciones de los directivos?

Las comunicaciones de los directivos no se reducen a hablar mientras el resto escucha. Debe tenerse en cuenta lo siguiente:

Comunicación no verbal. El lenguaje corporal es muy importante en la comunicación y no solo se trata de los gestos obvios como cruzar los brazos o evitar el contacto visual. "Todo el tiempo recibimos microseñales de las que no somos conscientes", explica Wendy. "Transmiten mucha información sobre cómo nos sentimos y qué estamos pensando".

Comunicación verbal. La claridad del mensaje, la elección del lenguaje adecuado para el público e incluso la rapidez con la que se habla influyen en la eficacia de la comunicación.

Escucha. Los líderes deben comprender cómo se siente el personal y qué ocurre dentro de la organización y en el mundo en general. Para ello, se necesitan excelentes habilidades de escucha.

Comunicación escrita. ¿Puedes transmitir tus mensajes? ¿Explicas claramente lo que quieres que hagan las personas? ¿Eres persuasivo?

Comportamiento. Las personas esperan que los líderes empresariales sean ejemplos brillantes de los valores de su organización y tengan el comportamiento que esperan de los demás. Esto significa que todas las acciones que llevas a cabo en el lugar de trabajo constituyen una forma de comunicación.

¿Por qué son tan importantes las habilidades de comunicación de los directivos?

La comunicación eficaz tiene un papel fundamental en lo siguiente:

Generar confianza: los líderes que se comunican abiertamente, son responsables y escuchan a sus empleados pueden construir una cultura en la que las personas se sientan más capaces de compartir ideas y opiniones.

Compartir los valores y la visión: la declaración de los valores y la visión de una organización no puede ser solo una página en la intranet de la empresa. Las personas esperan que los líderes comuniquen constantemente cuál es la situación actual de la empresa y hacia dónde está yendo.

Inspirar a otras personas: los líderes tienen un papel clave a la hora de generar la confianza de las personas en la organización y en lo que pueden lograr allí.

Influir y persuadir: simplemente decirle a una persona que haga algo no suele ser eficaz. Los líderes deben tener habilidades de negociación y persuasión para convencer a las personas de su punto de vista.

Mejorar el compromiso de los empleados: comunicar los valores de la organización, mantener a las personas informadas y generar confianza son formas en las que los líderes pueden mantener a los empleados de su lado.

Crear equipos exitosos: una comunicación clara y abierta ayudará a crear las relaciones de trabajo que los equipos necesitan para alcanzar el éxito. Además, los líderes podrán mostrarles a las personas qué es una buena comunicación y ayudar a los equipos a mejorar sus habilidades comunicativas.

Colaborar con otras personas: los líderes modernos no adoptan un enfoque descendente. En cambio, intentan reunir a diferentes equipos con diferentes perspectivas para alcanzar los objetivos de la organización. Contar con buenas habilidades de persuasión, escucha y negociación es fundamental para romper con los silos organizativos.

Transitar los cambios: los empleados esperan que los líderes sean una fuente de información constante y confiable en épocas de cambios organizativos. Los líderes también deben demostrar empatía en este tipo de situaciones. Según Wendy, los líderes que se comunicaron bien durante la pandemia fueron aquellos que entendieron las reacciones emocionales de las personas ante la situación, como el estrés y la ansiedad.

"Los líderes que actuaron correctamente sabían que la situación tenía un enorme componente emocional", menciona. "No solo se trataba de dar instrucciones o indicaciones, sino de comprender las emociones de las personas y ayudarlas a moderar su ansiedad, antes de que pueda realizarse cualquier acción".

Desafíos de las comunicaciones de los directivos

No siempre resulta fácil comunicar eficazmente. Existen muchos factores que pueden perjudicar a los líderes, por ejemplo, la falta de preparación, delegar demasiadas tareas en otras personas y un uso excesivo del correo electrónico.

No obstante, el principal problema de comunicación que enfrentan los líderes, o cualquier persona que quiera transmitir un mensaje, es no tener en cuenta el objetivo de las acciones que se llevan a cabo. "Es muy importante pensar en el resultado final de una comunicación", dice Wendy Rose.

Por lo tanto, se trata de poder pensar en el impacto.

"Las personas suelen creer erróneamente que el aspecto más importante de la comunicación es la transmisión. No es así. La comunicación siempre tiene dos partes: la transmisión y la recepción".

Los problemas en las comunicaciones de los directivos pueden tener efectos de amplio alcance. Por ejemplo, pueden socavar la cultura del lugar de trabajo que tanto costó consolidar. El 31% de los empleadores afirma que una comunicación deficiente causa baja autoestima, según una encuesta de Rallyware². A su vez, esto puede afectar los niveles de confianza, un componente fundamental en los equipos híbridos o de primera línea.

Además, cualquier sensación de que los líderes no actúan con transparencia o responsabilidad puede originar malos resultados, malentendidos o inacción.

Siete consejos para que las comunicaciones de los directivos sean eficaces

Todos los líderes empresariales pueden encontrar nuevas formas de mejorar su comunicación. A continuación, te ofrecemos siete consejos para empezar:

1. No pierdas de vista el objetivo

Siempre ten claro el resultado que intentas conseguir con tu comunicación. Esto te ayudará a elaborarla correctamente.

2. Imagina que eres el receptor

¿Cuál sería tu reacción si fueras el receptor de un mensaje, un correo electrónico o una conversación? ¿Cómo interpretarías los mensajes que intentas transmitir?

3. Usa las herramientas adecuadas en el momento oportuno

Con tantas opciones de herramientas, puede ser difícil saber qué es lo adecuado. Las videoconferencias, por ejemplo, pueden ser muy útiles en situaciones en las que es necesario verse, pero a veces una llamada de voz puede ser más reveladora.

"La comunicación por voz es muy íntima", dice Wendy Rose. "Puedo percibir la respiración y la entonación; además, la elección del lenguaje está mucho más cargada de información".

Y sé honesto contigo mismo. ¿Te ocultas detrás de un correo electrónico cuando deberías hablar? ¿Estás ocupando el tiempo de otros con reuniones innecesarias?

4. Muestra empatía

Si las personas se sienten ansiosas o estresadas, es difícil que piensen de forma lógica. En algunas situaciones, posiblemente debas aliviar las preocupaciones o los miedos antes de dar instrucciones.

5. Predica con el ejemplo

Además de lo que dices, las personas observan lo que haces. Tu comportamiento es el mensaje más claro que envías.

6. Escucha

Más de un tercio (36%) de los empleados que participaron en una encuesta de People Element manifestaron no estar satisfechos con la voz que tenían dentro de la organización. Además, dijeron que los líderes no los escuchaban ni se preocupaban por sus inquietudes. La escucha activa es una habilidad de liderazgo fundamental.

7. Comunica constantemente

El 84% de los trabajadores siente que no recibe suficiente información de parte de los líderes³. No te relajes una vez que transmitas el mensaje. Las comunicaciones de los directivos son un proceso constante.