Usar Workplace para mantenerte en contacto con tus empleados durante el brote de coronavirus
La tecnología puede ayudar a minimizar las interrupciones de las operaciones, ya que permite que los empleados sigan conectados, independientemente del lugar donde estén trabajando.
La tecnología puede ayudar a minimizar las interrupciones de las operaciones, ya que permite que los empleados sigan conectados, independientemente del lugar donde estén trabajando.
Con el brote de COVID-19, todos están enfocados en proteger la seguridad y la salud de las personas de todo el mundo. Para Facebook y muchas otras empresas, esto significó redefinir cómo nos comunicamos en tiempos de crisis: ofrecer a las personas vías que les permitan colaborar mientras trabajan de manera remota, animar a quienes viven en áreas afectadas a que eviten reunirse de manera presencial y coordinar información y respuestas oportunas para los empleados en todo el mundo, independientemente de dónde estén trabajando.
Simplificar el trabajo con Workplace
Con Workplace, el trabajo es más simple, desde informar a todos sobre la vuelta a la oficina hasta adoptar una forma de trabajo híbrida.
En el lugar de trabajo, la tecnología puede ayudar a minimizar la interrupción de las operaciones, ya que se puede usar para mantener conectados a los empleados, especialmente los que trabajan de manera remota o desde casa, sin importar dónde se encuentren. En tiempos de incertidumbre como este, la comunicación es clave para ayudar a las empresas a salvaguardar a sus empleados y hacer frente a lo imprevisible.
Prácticas recomendadas para mantener conectados a los empleados durante una emergencia
En tiempos de emergencia, las herramientas de colaboración que abarcan una empresa en su totalidad le permiten enviar actualizaciones a los empleados de forma instantánea. Sin embargo, es igualmente importante tener vías de comunicación bidireccionales para recibir las novedades del personal en campo, en especial si la fuerza laboral está distribuida físicamente por todo el mundo. Nuestro equipo de éxito de los clientes compiló una lista de funciones y prácticas recomendadas clave de Workplace que estamos aprendiendo de nuestros clientes y que se pueden aprovechar durante una crisis:
- Crea un grupo abierto y predeterminado para brindar una única fuente de novedades diarias y recomendaciones de seguridad, y marca esta información como importante para asegurarte de que efectivamente llegue a todos. Esta es la estrategia que adoptó VietCredit, una empresa que brinda servicios financieros en Vietnam, donde se registraron 16 casos de COVID-19 hasta el momento. "Configuramos un grupo predeterminado en Workplace y agregamos a todas las personas de la empresa", explica Tien Nguyen Hoang Nhat, director de comunicaciones internas. "Tenemos una publicación fijada en la parte superior del grupo con instrucciones claras sobre cómo prevenir el virus, por ejemplo, desinfectar los dispositivos personales cuatro veces por día y evitar las reuniones sociales y los festivales. Hasta creamos imágenes para que la información resulte más útil y atractiva".
VietCredit usa los grupos de Workplace para compartir información importante
- Usa videos para que la información y los consejos sean más interesantes. "Workplace resultó ser una herramienta excelente para nuestra comunicación durante la pandemia", dice Lindsay Devereux, gerente sénior de comunicaciones de Sun Life, el gigante de seguros de Asia y Norteamérica. "Estamos usando la función de marcar como importante para ampliar el alcance y hacer un seguimiento de la interacción de cada empleado con los anuncios importantes para las personas que se encuentran en áreas afectadas. Además, pudimos usar videos para compartir consejos sobre higiene. Notamos un aumento en las publicaciones a medida que los empleados empezaron a usar Workplace para conectarse de manera virtual con los demás cuando no podían reunirse en persona".
Imagen tomada de un video de Sun Life publicado en Workplace para compartir consejos sobre higiene
- Anima a los líderes a transmitir en vivo para llevar tranquilidad y brindar apoyo a los empleados. Recientemente, dos de nuestros clientes de Australia, Taronga Zoo y Ambulance Victoria, usaron Workplace para compartir actualizaciones en vivo con todo su personal durante la crisis de los incendios forestales extensos.
- Haz posible el trabajo remoto (es decir, desde casa) con Workplace Chat y videollamadas con funciones avanzadas mediante Portal.
- Anima a más empleados a completar cursos de capacitación online o en VR con Oculus para evitar que tengan que trasladarse y reunirse en grupos numerosos, pero sin afectar la calidad del aprendizaje y el desarrollo.
- Amplía las capacidades de trabajo remoto más allá de tu personal: usa los grupos entre empresas con todos los socios y clientes con los que trabajas. En Facebook, animamos a los empleados a usar estos grupos y las videollamadas para la coordinación y la colaboración con los miles de socios que trabajan con nosotros.
- También ofrecemos varias integraciones que permiten a las organizaciones crear bots interesantes para cubrir sus necesidades específicas. Por ejemplo, Scoot Airlines, de Singapur, usa Workplace Chat en combinación con Prepp para enviar encuestas diarias mediante bots con el objetivo de seleccionar personal de posiciones de alto riesgo que viaja a países específicos. En sus mensajes, verifican el bienestar del personal, con una tasa de respuesta de casi el 100% cada día. "Con Prepp, pudimos detectar más empleados en situación de riesgo, especialmente los que habían viajado a Italia, Corea y Japón en los últimos 14 días", explica Scoot Airlines. "Prepp y Workplace Chat nos permiten no solo identificarlos, sino también enviarles un aviso para que se queden en casa y así evitar la propagación del virus".
- Usa la comprobación del estado de seguridad para que tus empleados indiquen que están bien. Por ejemplo, Delta Airlines usó la función de comprobación del estado de seguridad de Workplace durante la temporada de huracanes en los EE. UU. el año pasado. Así, los miembros del personal afectados podían indicar que estaban bien e informar a su empleador que se encontraban fuera de peligro.
Cómo Facebook está usando Workplace para proteger a sus empleados
Como organización global, nosotros también usamos Workplace para cuidar la seguridad y la salud de nuestros empleados y asegurarnos de que estén informados. Las siguientes son algunas de las recomendaciones que hicimos a nuestro personal en toda la empresa:
- Comparte novedades y orientación periódicamente en los canales que los empleados ya conocen y usan.
Compartir comunicaciones periódicas con toda la organización
- Anima a los empleados de las áreas afectadas a que trabajen desde casa y cancelen sus planes empresariales según sea necesario si recientemente visitaron algún área afectada. Cancelamos las conferencias globales presenciales, incluida F8, y usamos los videos en vivo de Workplace siempre que sea posible para transmitir las cumbres online.
- Sugiere que los empleados de las áreas afectadas que tengan Workplace en Portal (nuestra gama de dispositivos de videollamadas inteligentes) se conecten de manera remota a las reuniones de Workplace.
- En el caso de las personas que no tengan acceso a Portal, sugiere el uso de videoconferencias en Workplace Chat.
- Mantén una única fuente de información fidedigna en un grupo predeterminado que llegue a toda la empresa para que los empleados tengan acceso a las novedades a medida que surjan y los líderes puedan compartir contenido en grupos más específicos.
- Recomienda que los empleados que no se sientan bien vayan al médico o pidan licencia por enfermedad según sea necesario hasta que se sientan mejor.
- Trabaja con el personal de limpieza y de las instalaciones para aumentar la limpieza en las oficinas y las áreas de trabajo.
- Comparte las preguntas frecuentes y responde a los comentarios y las preguntas del personal.
- Minimiza la ansiedad y el estrés con publicaciones empáticas que reconozcan la situación y estos tiempos difíciles.
Workplace for Good: Coordina a los empleados y comunícate con ellos durante situaciones de emergencia
Sabemos que, en todo el mundo, las organizaciones sin fines de lucro y las ONG están ayudando a hacer frente a la crisis, coordinar a los voluntarios y mucho más. Para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro de todo el mundo a prepararse mejor para emergencias imprevistas, ofrecemos acceso gratuito a Workplace a través de nuestro programa Workplace for Good, que permite a las organizaciones conectar equipos y coordinar la comunicación entre los trabajadores remotos o los voluntarios en el lugar.
"Gracias a Workplace, podemos compartir con nuestro personal en tiempo real las novedades esenciales sobre el brote de COVID-19", dice Carey Kyer, directora de comunicaciones internas de la Organización Mundial de la Salud (OMS). "Workplace satisface todas nuestras necesidades de comunicación, interacción y conexión en tiempo real con nuestros colegas de todo el mundo, especialmente durante esta emergencia de salud pública que genera preocupación internacional".
"Nuestro grupo de Workplace sobre el COVID-19 es el segundo más seguido en la OMS. Se convirtió en un canal de acceso fácil para que el personal alrededor del mundo pueda ver ruedas de prensa diarias y seminarios para empleados, y encontrar recursos. Además, ofrece un foro abierto para que el personal plantee preguntas y reciba opiniones al instante".
Nos solidarizamos con todos los afectados por este brote en todo el mundo. Esperamos que nuestra tecnología pueda ayudar a evitar que más personas queden expuestas al virus y tenga un impacto en esta crisis mundial.
Obtén más información
Descubre cómo Workplace puede ayudarte a mantenerte en contacto con tus empleados durante el brote de coronavirus. Descarga nuestra guía aquí.
Visita nuestro sitio web para obtener más información sobre cómo comenzar a usar Workplace hoy mismo.
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