Qué pueden hacer los bots por tu empresa

Ya sabemos que los bots pueden reducir la carga de trabajo. Estos cinco ejemplos reales demuestran cómo pueden hacer que el trabajo sea más fácil.

Los bots empiezan a demostrar que son colegas valiosos en el trabajo. Son compañeros de trabajo digitales que resuelven esos pequeños problemas que afectan la productividad y representan un costo para tu empresa. Son soluciones sencillas que le aportan un poco de magia a las tareas del trabajo y optimizan los flujos de trabajo. Pero, ¿qué son exactamente?

¿Qué es un bot?

Un bot es una aplicación de software diseñada para imitar el comportamiento humano. Puede liberar a los empleados para que dediquen su tiempo y energía a trabajos más creativos y significativos: las tareas para las que los contrataron, y no actividades que interfieren.

Quizá por este motivo, más del 60% de las empresas del Reino Unido afirman que los bots serán importantes para su organización en los próximos cinco años, y casi un tercio de ellas tiene previsto implementarlos en los próximos 12 meses.

Bots listos para usar y bots desarrollados internamente

Los bots en plataformas como Workplace pueden mejorar los flujos de trabajo significativamente. Además, puedes empezar con un bot listo para usar o desarrollar uno propio según tus necesidades.

Con las integraciones personalizadas, puedes crear bots que interactúen directamente con las personas en los grupos de Workplace y en Workplace Chat. Estos bots pueden publicar automáticamente contenido en grupos, responder a preguntas o indicar Me gusta en las publicaciones. También pueden conversar con las personas en tiempo real o administrar solicitudes con elementos de conversación estructurados como, por ejemplo, respuestas rápidas y menús persistentes.

Las herramientas de automatización de Workplace pueden ayudar a las organizaciones en diversas tareas. Estos son algunos ejemplos:

Ayudar a las organizaciones a incorporar a los nuevos empleados

Empezar a trabajar en un nuevo lugar puede ser abrumador e implica asimilar una gran cantidad de información. Los bots en Workplace pueden ayudar a los profesionales del área de RR. HH. Pueden acceder al repositorio central de información de RR. HH. de la organización para nuevos empleados y proporcionarles materiales útiles a fin de ayudarlos en su incorporación de manera sistemática. Los bots también pueden dirigir la atención de los empleados a las capacitaciones relevantes y programar automáticamente las sesiones para los nuevos integrantes.

La empresa de investigación de mercado Critical Mix usa un bot llamado Aime para proporcionar a los nuevos empleados toda la documentación que necesitan a través de Workplace Chat. Si piden ayuda, puede guiarlos a través de los formularios.

A menudo, los departamentos de TI se encuentran desbordados de solicitudes para solucionar problemas o arreglar máquinas. Por ello, puede ser de gran ayuda delegar algunas de las tareas que no sean urgentes a un proceso automatizado.

Un bot del servicio de ayuda de TI puede crear un ticket de servicio directamente desde una publicación de Workplace. El bot responderá con un número de ticket y hará un comentario cuando se haya actualizado el estado o se haya finalizado el trabajo. También puede administrar las tareas básicas de ayuda, como el restablecimiento de contraseñas.

Ayudar a las personas a acceder a la información de RR. HH. adecuada

Ya sea que una persona quiera saber cuántos días de vacaciones le quedan en el año o cuál es la contraseña del wifi de la sala de conferencias, siempre hay preguntas que tu organización necesita responder.

Y, si bien el personal de RR. HH. no puede estar disponible las 24 horas del día para atenderlas, no ocurre lo mismo con las herramientas automatizadas que se encargan de varias de sus tareas. De esta forma, además de mejorar la experiencia de los empleados, se reduce la cantidad de correos electrónicos y llamadas telefónicas y se simplifican los flujos de trabajo en la organización.

Puedes incluir respuestas a las preguntas más habituales sobre RR. HH. en una base de datos de preguntas frecuentes, lo que permite al bot proporcionar soluciones a los empleados de forma instantánea. Los bots también pueden almacenar políticas y normas para consultarlas fácilmente.

Agregar un poco de magia a tareas rutinarias

Algunas de las tareas rutinarias que se realizan a diario nunca serán las más agradables, pero no tienen por qué ser siempre tan tediosas. Por ejemplo, una automatización puede hacer que tareas como buscar y reservar horarios para reuniones y eventos sean mucho más intuitivas.

Los bots de automatización de Workplace pueden programar reuniones y administrar tu calendario por ti a través de Workplace Chat. Solo tienes que solicitar una nueva reunión y seleccionar a las personas que asistirán a ella, y el bot se encargará de revisar los calendarios de todas las personas para encontrar las franjas horarias con la mejor disponibilidad.

Además, el bot enviará recordatorios o notificaciones cuando se acerque la fecha para que nadie se olvide de asistir. Si las reuniones se celebran en otro lugar, los bots pueden proporcionar instrucciones para llegar al evento.

Esto se traduce en menos llamadas telefónicas, mejores tasas de finalización de tareas y una mayor satisfacción en general.

Ayudar a los líderes a conocer mejor su organización

Los bots también se pueden utilizar para darle algo de diversión al lugar de trabajo e interactuar con las personas. Por ejemplo, Surveybot puede realizar encuestas instantáneas a través de Workplace Chat y analizar las respuestas en tiempo real.

La empresa Ennismore, que se dedica al desarrollo del sector hotelero, tiene un bot llamado "Ennismore Hero" que permite a las personas votar para elegir al empleado del mes en cada establecimiento. Los votos se cuentan y se muestran en hojas de cálculo de Google mediante otra integración.

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