Cómo formar un equipo eficaz
Los factores clave para reunir un equipo que funcione.
¿Qué es un equipo eficaz?
Un equipo eficaz es uno en el cual un grupo de personas logran un objetivo común de manera productiva, eficiente y armoniosa. No hace falta que los miembros del equipo compartan un mismo espacio físico ni que trabajen en todas las tareas de un proyecto, pero sí es necesario que todos den lo mejor de sí.
La eficacia no tiene que ver solamente con la productividad. Otros indicadores de la eficacia de un equipo son:
Una buena comunicación y una dinámica positiva, además de una comprensión compartida de los roles y las responsabilidades
La capacidad de adaptarse al cambio y de superar obstáculos para alcanzar objetivos
El logro o la superación del desempeño previsto en términos de calidad, cantidad o puntualidad
El cumplimiento o la superación de las expectativas de los clientes
Un mayor grado de innovación en los procesos de solución de problemas gracias a la combinación de perspectivas y competencias individuales
La adquisición de nuevas competencias y experiencia por parte de los miembros del equipo debido al trabajo conjunto
Un buen trabajo en equipo puede contribuir significativamente al compromiso y la satisfacción laboral de los empleados. Además, tiene un efecto exponencial en la productividad. Según Forbes, los empleados a quienes se les dio la oportunidad de trabajar en equipo dedicaron a la tarea un 64% más de tiempo que sus colegas que trabajaron solos. Se mostraron más involucrados y registraron un mayor porcentaje de éxito. No quedan dudas de que "el todo es mayor que la suma de sus partes".
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¿Qué ocurre cuando los equipos son ineficaces?
Por su parte, un equipo ineficaz puede tener un efecto negativo igual de potente, como mínimo. En un estudio, el 86% de los ejecutivos manifestaron que consideraban la colaboración ineficaz como una de las principales causas del fracaso de una empresa.
A nivel social, la mala dirección de los equipos y un rendimiento deficiente pueden afectar las relaciones, interrumpir la comunicación y generar bandos y divisiones dañinas. También pueden dar lugar a sentimientos de aislamiento y falta de apoyo de los empleados a nivel individual.
A su vez, este menor compromiso de los empleados afecta la retención del personal y la productividad. Por lo tanto, un trabajo en equipo eficaz es fundamental para evitar estas consecuencias negativas y hacer posible el éxito y el crecimiento de la empresa.
Posibles obstáculos al formar un equipo
Hay algunos obstáculos básicos que es importante tener en cuenta al formar y dirigir un equipo:
Expectativas poco realistas. Cuando las expectativas no son realistas, los empleados se sienten desmotivados o sienten que no tienen posibilidades de triunfar.
Restricciones excesivas en cuanto a los roles individuales. Si bien todas las personas que conforman un equipo están allí por una razón, prepárate para permitir que demuestren sus competencias y experiencia de nuevas formas siempre que sea posible.
Inflexibilidad. Si bien es importante contar con procedimientos, el hecho de apegarse en exceso a un plan o conjunto de normas puede inhibir la creatividad y la innovación.
Falta de un sentido de responsabilidad. Si nadie siente que está a cargo de una tarea o responsabilidad, la dedicación y el compromiso se verán muy afectados.
Falta de confianza. La confianza mutua es esencial para elevar la moral y aumentar la eficacia del trabajo en equipo. Da el ejemplo y brinda a las personas el espacio que necesitan para demostrar lo que son capaces de hacer.
Los mejores consejos para formar un equipo eficaz
Contratación y selección
Aunque puede resultar tentador mantener unidos equipos y asociaciones de confianza que ya demostraron funcionar bien, la eficacia suele ser mayor cuando los equipos se crean para un fin específico.
Al conformar un equipo, elige a miembros con competencias y aptitudes complementarias que puedan aportar diferentes posturas e ideas. Para lograrlo, puede ser necesario incorporar a personas externas a la empresa o pertenecientes a distintos departamentos.
Con un buen equilibrio de edades, orígenes étnicos, rangos y personalidades, el proyecto se beneficiará de una amplia variedad de perspectivas. Además, se alentará a los miembros a cuestionar los procedimientos tradicionales. Según ciertas investigaciones, los equipos diversos en términos de género toman mejores decisiones el 73% de las veces, y los equipos inclusivos toman decisiones más acertadas el 87% de las veces.
Define los objetivos
Estipula de manera clara el objetivo del equipo en su conjunto y define qué es lo que deben lograr los miembros convocados.
Una vez que se conforma el equipo y que todos están de acuerdo con ese objetivo general, se puede dividir la visión en pasos más acotados y fáciles de administrar. Luego, esos pasos pueden ajustarse al definir los cronogramas, los plazos y las responsabilidades individuales. Además pueden identificarse otras necesidades de recursos que se deban satisfacer.
Define los roles
Asigna las tareas y responsabilidades individuales, y asegúrate de que todos sepan qué se espera de ellos. Cuando las personas saben qué deben lograr y tienen la posibilidad de trabajar con libertad, su compromiso es mayor.
Deja en claro cuánto necesitas que participe el equipo durante el proyecto y asegúrate de que cada miembro comprenda su rol en los procesos de toma de decisiones y sepa cuánta libertad de acción tiene.
Define las métricas
¿Cuáles serán los indicadores de éxito del equipo? Antes del inicio del proyecto, decide cómo vas a medir los logros. Además, incorpora puntos de control a lo largo del proceso para que los miembros puedan evaluar el avance del proyecto y saber si están alcanzando los hitos establecidos.
Establece canales de comunicación
Define cómo se va a comunicar el equipo, por ejemplo, en reuniones periódicas, ya sean virtuales, en persona o una combinación de ambas. Programa oportunidades para que los miembros puedan hacer comentarios o aportes individuales.
Asegúrate de que todas las personas tengan acceso a herramientas y canales de colaboración adecuados, y sepan cómo usarlos para reportar situaciones, compartir avances e información, y acceder a los recursos disponibles.
Establece formas de trabajar
La cultura y los valores de un equipo son tan importantes como cualquier otro aspecto de la cultura de una empresa, y deben reflejar los mismos valores y normas.
Los líderes de equipo más eficaces:
Consideran que las ideas de todos los miembros son valiosas
Están al tanto de lo que no se dice y de las personas que pueden tener dificultades y sentirse incapaces de contribuir
Buscan oportunidades para mediar y resolver las disputas
Dirigen el equipo y lo mantienen enfocado en los objetivos generales
Fomentan la confianza entre los empleados
Alientan el intercambio de información, avances e ideas
Delegan eficazmente y permiten que los miembros del equipo resuelvan los problemas entre todos
Haz hincapié en la rendición de cuentas
Cada persona del equipo debe hacerse responsable de su trabajo, y los líderes deben exhibir el comportamiento que desean que tenga el resto. Para que la rendición de cuentas funcione, todas las personas deben sentirse a gusto con sus responsabilidades. Predica con el ejemplo: si cumples con tus compromisos y asumes tu responsabilidad, alentarás a los miembros del equipo a hacer lo mismo.
Fomenta y afianza los vínculos entre los miembros del equipo
La integración de los miembros del equipo es importante, no solo al inicio de la tarea, sino durante todo el proceso. Generar y fortalecer los lazos que los unen aumentará la lealtad y la confianza, y reducirá las fricciones.
Combina la libertad del equipo de definir su propia dinámica con algunas pautas y oportunidades para ayudar a las personas a trabajar juntas. Por ejemplo, puedes realizar actividades para favorecer la integración del equipo, generar oportunidades para reunirse en contextos sociales o simplemente reservar tiempo libre al final de las sesiones de trabajo.
Ofrece flexibilidad y permite la experimentación
Uno de los aspectos más dinámicos del trabajo en equipo es la innovación, cuando se alienta a todos los miembros a plantear nuevas ideas sin temor a que se ridiculicen o critiquen. Esto puede generar oportunidades para poner en práctica nuevas formas de trabajar, pensar y solucionar problemas.
Las sesiones de intercambio de ideas también pueden contribuir a dar rienda suelta a la creatividad y expandir las capacidades del equipo. Muestra una buena disposición a escuchar las opiniones del equipo y prepárate para incentivar el debate. Deja en claro que los desacuerdos, si se manejan bien, no necesariamente son algo negativo.
Gestiona el conflicto
Es casi inevitable que haya cierto grado de conflicto en el transcurso de un proyecto. Como líder, es fundamental que muestres cómo gestionarlo sin que afecte el éxito del equipo.
Para ello, debes escuchar, mantener una actitud abierta, ser flexible y hacer concesiones cuando corresponda. También es útil acordar maneras de lograr el consenso al inicio del proyecto a fin de que sirvan de guía para resolver diferencias más adelante.
Realiza un seguimiento y proporciona comentarios
Si los objetivos y parámetros del proyecto, así como las responsabilidades de los miembros del equipo, se establecen de manera clara al comienzo, será más fácil hacer un seguimiento de los avances sobre la marcha. No obstante, es importante programar contactos periódicos con el equipo para preguntar cómo se sienten en relación con los avances y los logros, y qué aspectos consideran positivos o negativos hasta el momento.
Esto permitirá identificar problemas y resolverlos mucho antes, incorporar mejoras, y conocer y reconocer los aportes de cada miembro. Algunas cuestiones clave que puedes plantear son si los miembros del equipo consideran que trabajan eficazmente juntos, si es posible mejorar el desempeño o si alguien identificó problemas o desafíos inesperados que deban abordarse.
Reconoce y premia el esfuerzo
Identificar, reconocer y recompensar los avances y los éxitos regularmente te ayudará a mantener la moral del grupo y a fomentar el espíritu de equipo, el sentido de pertenencia y la camaradería.
Aprovecha los hitos relevantes para celebrar los logros del equipo y reconoce el esfuerzo individual. Agradecer, cumplir con las promesas de incentivos, hacer públicas las contribuciones y recompensar al equipo en su conjunto inspirará avances positivos.
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